Talk to PM – Vamos Falar de Projetos

TalktoPM – 018 – RESULTADOS – Como será o futuro, um passo de cada vez

*08/11/2018 – Tema: RESULTADOS – Como será o futuro, um passo de cada vez*

Bom dia amigos do #TalktoPM.

Falando com o PM – Project Manager.

O tema de hoje, RESULTADOS – Como será o futuro, um passo de cada vez.

NO TALK ANTERIOR

Para você que está chegando agora e não ouviu os Talks anteriores, você está no início de um projeto do programa da Metodologia MPMP. Nos Talks anteriores, falamos do processo de preparação ou lead up, ou ainda do francês, mise en place. Definido os passos da preparação agora queremos falar do tema de hoje: RESULTADOS.

NOSSOS CANAIS – DETALHAMENTO DO RESULTADO

Como falamos anteriormente também, este Talk é muito curto para falarmos detalhadamente de como abordar os resultados do projeto, então todo o material para o processo dos RESULTADOS do projeto, estará disponível no site do PMProject e de forma detalhada no Tap to PM. Como vimos no Talk to Boss, nossa mentoria online, vamos organizar os resultados dos projetos do PMProject.

APRESENTAÇÃO DOS TIPOS DE RESULTADOS EM PROJETOS E NEGÓCIOS

Nosso foco aqui não é apresentar formulários, templates ou dashboards para o resultado do projeto. Esse material, como falamos anteriormente, estará disponível nos nossos canais. 

Mas como podemos apresentar os resultados de um projeto ou negócio de forma simples e ao mesmo tempo completa?

Para este tipo de tema temos vários recursos que vão muito além do gerenciamento, envolve uma cultura organizacional, seleção e priorização de projetos, board de decisão entre várias outras informações.

E não tem como criar um padrão ou adotar um sistema? O que pode ser padronizado?

É exatamente este ponto que a MPMP entra. O seu objetivo e organizar as informações da companhia ou organização afim de gerar uma base de informações consistente.

Algo que é muito difundido na criação e implantação de projetos, principalmente na área de TI, como ERPs, MRPs, CRMs e o nosso EPM, entre outros chamados “Resource Planning Platforms” ou Plataformas de Planejamento de Recursos, é um excelente banco de dados. Vale lembrar aqui que não estamos falando do software de banco de dados, mas da estrutura e do sistema como um todo.

É nesse momento que somos expulsos do paraíso, pois cometemos o pecado original. A grande falha na implantação dos sistemas ERPs. O grande foco fica sempre na consistência do banco de dados, deixando de lado, ou dando uma pequena importância aos reports. É como se criássemos um sistema de inteligência artificial e esquecêssemos de colocar um sistema de fala. Inflamos o sistema com todas as informações e, a extração dessas informações passa a ser um ponto secundário.

Alguns sistemas tem isso como princípio básico, para que o seu usuário não migre para um sistema concorrente ou não use a velha e boa planilha para substituir o sistema.

Mas o que tudo isso tem a ver com a apresentação de resultados? Tudo.

Vamos ver como os resultados são apresentados utilizando dados de uma plataforma ERP e como podemos criar processos auxiliares para apoiar na extração e apresentação de dados.

Mas lembre-se, o grande foco é o resultado e a apresentação. Ter um sistema onde todas as informações são inseridas de forma estruturadas não quer dizer que elas serão extraídas da mesma maneira.

E para fechar com chave de ouro, talvez você já tenha se deparado com Apps ou aplicativos para desktops que são excelentes para auxiliar no gerenciamento, mas necessitam de um aprimoramento sem igual para poderem ser utilizados como plataforma de dados ou sistema.

Olhe seu sistema por uma outra perspectiva e guarde essa máxima.

“Ter todas as informações no seu sistema não quer dizer que você tem todas as informações.”

USANDO A MPMP PARA PREPARAR UM COMPONENTE DE RESULTADOS

O report final da sua apresentação não é apenas uma etapa a ser cumprida. É nesse momento que todo o esforço do projeto é apresentado. Mas como prepara-lo de forma consistente e com dados reais e atualizáveis?

Um dos grandes trunfos das apresentações são os links para o detalhamento das informações sumarizadas. Em uma apresentação para a alta direção, os números são sumarizados de forma a apresentar apenas o resultado final do projeto, programa, portfólio ou operação.

E se uma perguntar surgir? Como responder com segurança e confiabilidade com um nível de detalhe incontestável?

Através da MPMP, vamos estruturar os dados e as informações para possibilitar a rastreabilidade da informação.

Informações com data-base ou status de atualização, devem ser organizadas conforme período de apresentação ou report para garantir e compreender as variações de cada atualização.

Vários outros processos e dicas estarão disponíveis nos nossos canais e no site do PMProject.

Lembre-se:

Se você conseguir falar da maneira certa, os resultados poderão ser prodigiosos.

Chris Anderson.

Essa frase está no livro TED Talks, o guia oficial do TED para falar em público. Veja também como o TED influenciou nossos processos da Metodologia.

Para os nossos trocadilhos de auditivos e visuais, um olhar é nada mais nada menos que a alma abrindo as portas para a sua apresentação, você pode fechá-la a qualquer momento, mas o ouvir, é uma abertura sem portas, não é possível interromper sua passagem, por isso ouça mais e veja menos.

Acesse o nosso site www.pmproject.com.br/kownledge/talktopm.

Aquele abraço e obrigado por participar de mais um #TalktoPM.

TalktoPM – 017 – PREPARAÇÃO – 1º ingrediente para uma receita de sucesso

*12/07/2018 – Tema: PREPARAÇÃO – 1º ingrediente para uma receita de sucesso*

Bom dia amigos do #TalktoPM.
Falando com o PM – Project Manager.

NO TALK ANTERIOR

Recordando mais uma vez, para você que está chegando agora e se você não ouviu os Talks anteriores, você precisa saber algo sobre nossas publicações. Saiba que você está no início de um projeto do programa da Metodologia MPMP. Nos Talks anteriores, falamos como vamos organizar um programa, seus projetos e como faremos na prática as suas etapas da iniciação ao encerramento. Falamos também no talk anterior sobre o início e o kick off do projeto, o que devemos falar e como organizar nossas ideias. Muitos documentos são necessários, mas um bom bate papo é fundamental para alinharmos os conceitos de ambos os lados.
Hoje o nosso Talk traz o tema PREPARAÇÃO.

NOSSOS CANAIS

Este Talk é muito curto para falarmos dos detalhes do projeto, então temos vários outros canais e abordagens para auxiliar.
Todo o material estará disponível no site do PMProject e nos Talks, Tickets e Taps to PM. E para ajudar a desenvolver o nosso projeto, chamamos o Boss, um mentor que vai nos auxiliar nesse programa através do Talk to Boss, outro canal de conhecimento e mentoria online do PMProject.
No nosso talk de ontem, perceberam que citamos uma frase do Jeb Blount, o autor do livro Inteligência Emocional em Vendas: como os supervendedores utilizam a inteligência emocional para fechar mais negócios. Essa primeira frase abre o nosso novo canal Tips to PM. São dicas, conselhos e frases inspiradoras. No site www.pmproject.com.br/knowledge/tipstopm além das frases, colocamos os papers contendo em detalhes como e quais pontos esses gurus e autores influenciaram nossos projetos.
Então, PREPARE-SE para continuar do início (desculpe mais uma vez mas os trocadilhos me perseguem).

FALANDO DE PROJETOS NA PRÁTICA

Talvez tenha percebido que adicionamos títulos ao nosso Talk. Isso facilita a pesquisa no material impresso (nossos papers) e também nos nossos Talks Podcasts.
Agora vamos falar sobre preparação do projeto. Na nossa metodologia MPMP a etapa PREPARAÇÃO é chamada Lead Up, algo como liderar ou levar algo a cabo, preparação ou organização inicial.

O MISE EN PLACE

O preparo de qualquer tipo de trabalho, projeto ou não, é feito através da organização dos elementos para sua execução, planejamento ou qualquer fase que seja sua sucessora. Gostamos muito de uma expressão originada na cozinha francesa e utilizada em larga escala para exprimir preparação, o MISE EN PLACE. Mise en place é a organização, preparação e disposição dos vários itens, ingredientes, utensílios e medidas contidos em uma receita. Nada é tão eficaz para gerenciar um projeto como uma receita, principalmente se for uma receita de sucesso. Os master chefs que nos ouvem, sabem que um bom mise en place se faz com boas medidas, não basta seguir uma receita a risca, mas a sequencia lógica, a preparação do projeto, a disposição correta dos ingredientes e o principal, cada item deve estar disponível e organizado para utilização.

A IMPORTÂNCIA DA PREPARAÇÃO

Para entender a importância do Lead Up (Mise en Place, Preparação, chame como quiser) na nossa metodologia, podemos equipará-lo a entrega final do projeto, tamanha a sua importância.

Alguns de vocês podem estar pensando, isso é um exagero! Pior que não. A metodologia MPMP nasceu justamente da necessidade de organizar e preparar um projeto. Processos e mais processos em projetos semelhantes passaram por nossas mãos, e vários deles tinham muitas coisas em comum. Porém muitos gerentes de projetos ignoram esses processos em comum e gastam um tempo precioso , sem falar em recursos, em repetir processos simples que poderiam estar pré-determinados.

COMO NASCEU O LEAD UP

Assim nasceu o Lead up. Um processo anterior ao kick off, anterior ao termo de abertura (TAP), que está entre o 1º contato com o cliente e a abertura do projeto. Um case do nosso PMO Outsourced, uma consultoria e terceirização de PMO para grandes empresas, na área de projetos Onshore / Offshore, mostrou-se totalmente eficiente e definiu claramente a fase do Lead up para nós. Consideramos que esse projeto foi o pai do Lead up na metodologia. Neste projeto iniciamos o Lead uns 3 meses antes de assinarmos o contrato com o cliente e terminamos 6 meses depois do início do projeto. Ele foi crucial não só para entendermos a necessidade do cliente, mas para ele entender como poderíamos auxilia-lo nos seus vários projetos.

PROJETO MPMP – APLICADO A PREPARAÇÃO

Então vamos a preparação do nosso projeto da MPMP!
Quando iniciamos a metodologia, percebemos que faltava algo que pudesse dar uma diretriz para o inicio de qualquer atividade. Algo bem simples mas que pudesse ser um diferencial. E nada nos incomodava tanto quanto iniciar um novo projeto e não saber onde coloca-lo.

Muitas equipes de projetos iniciam seus projetos em um sistema ERP, EPM ou PPM. Porém não é essa organização que nos referimos e sim toda a documentação que norteia um projeto. Falamos no Talk anterior sobre Ativos de Processos Organizacionais e Comportamentais, este último incluso por nossa conta.

Onde disponibilizaríamos esses documentos e processos, como deixa-los organizados e ao mesmo tempo disponíveis para as partes interessadas?

Essa questão foi resolvida com algo parecido com um Active Directory da MPMP. Criamos uma estrutura organizacional que demos o próprio nome de MPMP e através dela, disponibilizamos um conjunto de processos para iniciar um projeto.

A REGRA DE OURO DA METODOLOGIA

Então a partir dai nasceu nossa regra de ouro da metodologia:
Antes de iniciar qualquer coisa, é necessário ter um local para colocá-la.
Assim todas as vezes que iniciamos um projeto, processo, criamos um documento ou simplesmente recebemos um e-mail, definimos o melhor local para armazená-lo.

UM BOM ERP NEM SEMPRE É UM ERP BOM

A nossa experiência com implantação de ERPs e MRPs nos levaram a evoluir mais um passo no Lead up. Um erro gravíssimo que muitas empresas comentem ao escolher um ERP, MRP, EPM, PPM entre outros sistemas de organização empresarial e de projetos, é o de escolher um sistema que tenha facilidade de armazenamento.

Agora você ficou com a pulga atrás da orelha!

Como assim escolher um sistema que tenha facilidade de armazenamento é um erro?
Sim, e um dos grandes. Existem uma tonelada de apps, programas, sistemas e até nuvens inteiras com uma facilidade de armazenamento incrível. Mas o erro não está ai. Está na recuperação da informação. Não há sistema ou BI que sustente essa prática de um péssimo de sistema de recuperação de informações.

Ficamos tão iludidos com os grandes e famosos sistemas ERPs, que esquecemos que o principal não é armazenar a informação, mas recuperá-la em relatórios e base de dados.

UMA NOVA PARTE DO LEAD UP

Assim, outro processo que o Lead up trouxe foi uma questão:

Como você quer ver sua informação?
Através desta pergunta, toda a estrutura do projeto é criada. Códigos, nomes, números, relatórios, locais e integrações.
Assim como a preparação de um prato de alta gastronomia, o mise en place feito durante o Lead up é uma oportunidade de organizar o local do projeto, seus ingredientes e tudo mais para iniciar uma receita de sucesso.

Conhecimento e experiência sempre temos de sobra, o que nos falta, às vezes, é organização.
Prepara-se, organize-se e identifique-se pois estamos começando um grande projeto. Se o seu Lead up não for bem feito, você perderá toda a riqueza produzida por este projeto.

APLICANDO O LEAD UP DE FORMA PRÁTICA

Vamos gravar um episódio do Tap to PM, no nosso canal no Youtube contendo todos os passos para o Lead up da Metodologia MPMP.
Assim você pode acompanhar ao vivo e reprisar quando quiser, como preparar um grande projeto.
Vamos apresentar os documentos, sistemas e processos que serão utilizados no programa da Metodologia e como estamos preparados para incluir novos projetos no programa.

Lembre-se:
Se você não consegue descrever o que está fazendo como um processo, você não sabe o que está fazendo.
William Edwards Deming.

Essa frase está no Tip do PM de hoje. Veja também como Deming influenciou nossos processos da Metodologia.

Para os nossos trocadilhos de auditivos e visuais vamos nos preparar para ouvir ou ler. Quando pessoas amigas ou colegas de trabalho se reúnem em um projeto ou um encontro social, umas querem ouvir as outras, mas acabam falando de si mesmas. Isso mostra que ouvir é estar apto a deixar de falar de você e entrar no outro. Para os leitores de plantão, preparar um documento, exige muito mais leitura do que escrita, pois assimilar um conteúdo está muito mais ligado ao que você lê do que ao que você escreve.

Acesse o nosso site www.pmproject.com.br/kownledge/talktopm.
Aquele abraço e obrigado por participar de mais um #TalktoPM.

TalktoPM – 016 – INÍCIO – Para começar é preciso entender, use bem o seu Kick Off

*11/07/2018 – Tema: INÍCIO – Para começar é preciso entender, use bem o seu Kick Off*

Bom dia amigos do #TalktoPM.

Falando com o PM – Project Manager.

Recordando sobre nossas publicações, se você não ouviu os Talks anteriores, saiba que você está no início de um projeto do programa da Metodologia MPMP. Nos Talks anteriores falamos sobre organizar o programa da Metodologia e os vários projetos que de dela derivam e como faremos na prática as etapas de um programa, seus projetos, da iniciação ao encerramento. Hoje com o tema Kick Off – O início.

Recordando também que ao desenvolvermos um programa, temos várias abordagens.

E todo o material estará disponível no site do PMProject e nos Talks, Tickets e Taps to PM. E ainda, o Talk to Boss, o nosso mentor que nos ajuda a esclarecer dúvidas e processos.

Então, desculpe o trocadilho, mas vamos continuar e começar do inicio?

Falamos também nos talks anteriores sobre visão e objetivo, descobertas e como utilizá-las nos programas e projetos.

Agora vamos falar sobre o início do projeto.

Esta questão surgiu em nosso canal Talk to PM com um pedido de ajudar para um Kick Off de um projeto de implantação de ERP.

Falamos sobre como podemos auxiliar no Kick off e qual a importância desse processo para o projeto.

Para os que estão chegando agora na área dos PMs- Project Managers, Kick off é uma expressão reduzida de Kick off Metting ou reunião de início de um projeto. Kick significa chutar, então algo mais próprio seria, o “ponta pé” inicial do projeto.

Existem muitas maneiras de iniciar um projeto, e muitas pessoas ou empresas as vezes não chamam essa reunião inicial de kick off, porém ela com certeza ocorre. Seja presencial, por vídeo conferência ou ainda por e-mail contendo informações preliminares. Porém ela existe.

Um documento importante que deve fazer parte do kick off, é o termo de abertura ou termo de iniciação do projeto. Usamos a sigla TAP – Termo de Abertura do Projeto ou TIP – Termo de Iniciação do Projeto. Em inglês ele é conhecido como Project Charter, algo como um alvará para iniciar um projeto.

Esse documento contém um briefing = instrução, um resumo das principais funções do projeto.

Segundo o Guia PMBOK® o TAP é:

Um documento publicado pelo iniciador ou patrocinador do projeto que autoriza formalmente a existência do projeto e fornece ao gerente do projeto a autoridade para aplicar os recursos organizacionais nas atividades do projeto.

Já o Patrocinador ou Sponsor em inglês, é:

Uma pessoa ou grupo que fornece recursos e suporte para o projeto, programa ou portfólio e é responsável pelo sucesso do mesmo.

Definições estabelecidas vamos ao início.

Para iniciar um projeto e fazer um kick off, é necessário ter 3 elementos:

• O projeto
• O cliente
• O ambiente.

Você e sua equipe vão se reunir com a equipe do cliente em um ambiente para falar do projeto. O kick off é uma reunião de encontro de ideias, de abertura de informações e explicações de como a equipe do fornecedor, ou seja, de quem o cliente comprou projeto, vai proceder no seu desenvolvimento.

Temos alguns passos que antecedem essa reunião, mas era necessário falar dela agora para que vocês saibam quais são e como prepará-los e apresenta-los no kick off.

O início do projeto, ou iniciação é um grupo de processos realizados para definir um novo projeto ou fase de um projeto através de uma autorização (termo de abertura) segundo o Guia PMBOK®.

Assim fechamos os conceitos de início e agora vamos para as informações, documentos e processos.

Agora para desenvolvermos o termo de abertura, coletarmos as primeiras informações e nos prepararmos para o kick off, temos que coletar e preparar informações muito além do projeto, temos que conhecer a organização do cliente que receberá o projeto e seus confrontantes, etc.

Para iniciarmos a preparação vamos precisar de alguns documentos.

A lista e os templates  detalhados desses documentos estarão disponíveis no site do PMProject no tópico Metodologia.

Documentos importantes para o início são:

BUSINESS CASE

Documentos que tratam do negócio do projeto como Business Case ou Business Plan em português o Plano de Negócios do Projeto e/ou da Empresa.

CONTRATOS, PROPOSTAS, ACORDOS E INTENÇÕES

Documentos que formalização a contratação do produto ou serviço objeto de entrega do projeto.

AMBIENTE ORGANIZACIONAL

No Guia PMBOK® citado como fatores ambientais da empresa, são condições que não estão sob o controle imediato da equipe do projeto, programa ou portfólio, mas influenciam no seu desenvolvimento.

PROCEDIMENTOS, PROCESSOS E NORMAS DA EMPRESA

No Guia PMBOK® citado como ativos de processos organizacionais, são planos, processos, políticas, procedimentos e bases de conhecimento específicas usadas pela organização que executa o projeto. Nós vamos além dessa definição incrementando esses mesmos documentos para todos os envolvimentos do projeto.

Existem vários outros passos e processos para o início do projetos, mas esses estão resumidos para iniciarmos a preparação dos documentos para o projeto.

PESQUISA E ESTUDOS COMPORTAMENTAIS

Algo que gostaríamos de acrescentar, são pesquisas e estudos comportamentais das pessoas ou partes interessadas no projeto.

Este estudo está mais ligado a quem são as pessoas que irão receber o projeto, desenvolvê-lo ou simplesmente passar por ele.

A grande quantidade de recursos e informações que temos hoje, como redes sociais e perfis comportamentais, servem para balizar com quem estamos trabalhando e não só com o quê.

Para conhecer mais sobre o processo de iniciação, kick off, documentos e processos, acesse o site e nossos canais do PMProject.

Lembre-se:

As pessoas agem pelas emoções e justificam pela lógica.

Jeb Blount.

Para os nossos trocadilhos de auditivos e visuais. Ouvir as pessoas em projetos é tão importante quanto o contrato, um regula a compra dos serviços e produtos, o outro define se você continuará nele. Ler os documentos de um projeto é tão importante quanto realiza-lo. A leitura correta dos seus documentos vai tornar você o maior especialista no projeto, mesmo que você não o tenha criado.

Acesse o nosso site www.pmproject.com.br/kownledge/talktopm.
Aquele abraço e obrigado por participar de mais um #TalktoPM.

TalktoPM – 015 – OBJETIVO – Estabelecer o alvo antes de acertá-lo.

*10/07/2018 – Tema: OBJETIVO – Estabelecer o alvo antes de acertá-lo*

Bom dia amigos do #TalktoPM. Falando com o PM – Project Manager.

Falamos no Talk anterior que vamos organizar o programa da Metodologia e os vários projetos que de dela derivam.

Faremos na prática todas as etapas de um programa com os seus respectivos projetos, da iniciação ao encerramento.

Porém é necessário recordar que ao desenvolvermos um programa, temos várias abordagens.

E todo o material estará disponível no site do PMProject e nos Talks, Tickets e Taps to PM.

Então vamos começar?

Quando fizemos uma breve introdução no Talk anterior, falamos como o programa da metodologia pretende atingir seu objetivo:

Levar o conhecimento de forma integrada a todas as empresas, setores, departamentos e pessoas sem distinção e com um foco bem estabelecido, conectar os processos através das pessoas.

Mas como atingir esse objetivo?

O tema do nosso talk fala justamente sobre isso. O foco é estabelecer o alvo. Não conseguimos atingir nossos objetivos se não estabelecermos o alvo. E quando falamos de alvo, é um alvo físico mesmo, não é algo intangível, mas sim algo palpável, quantificável, mensurável. Fomos consultar nosso mentor, o Boss sobre como atingir nossos objetivos e recebemos várias dicas para fazê-lo.

A principal dica para se conseguir atingir os objetivos, é dar um passo atrás. Primeiro vamos olhar para dentro, dentro da empresa, dentro do programa, dentro do projeto e como sempre enfatizamos, dentro de nós mesmos. Esse primeiro passo, olhar para trás, para dentro pode ser chamado de conhecimento ou descoberta interna.

Essa descoberta interna nos leva a refletir, muito antes de pensarmos em alvos e objetivos, quem fomos, quem somos e quem seremos. Vamos usar essa abordagem sugerida pelo nosso mentor, olhar o nosso passado e responder essas perguntas:

1.Quais objetivos traçamos nos últimos anos para a época atual?

2.Quais eram as metas que esperávamos alcançar quando tivéssemos a idade atual, o emprego atual, o projeto atual?

3.Como nos preparamos para chegar onde chegamos hoje?

4.Quais eram nossas condições quando esses objetivos foram traçados?

5.Qual era o ambiente externo que nos cercava?

6.E internamente como estávamos?

Respondemos todas essas perguntas. E para nossa surpresa, as condições que tínhamos quando traçamos nossos objetivos, as metas que queríamos alcançar, como nos preparamos e como eram os ambientes, todas essas respostas foram de superação. Ambientes adversos, crises e muito esforço e dedicação e o objetivo não só foi alcançado como foi superado muitas e muitas vezes.

Nos recordamos a vocês que assistam uma das palestras do Tedx de Fortaleza, do Geraldo Rufino, um catador de lixo que virou um mega empresário fundador da JR Diesel, chamada pense positivo. Até compartilhamos em nossos chats no WhatsApp. Ele inicia a palestra com a seguinte meta:

“A ideia da minha palestra é contagiar 1 pessoa. Se contagiar 2 pessoas eu dobrei a meta”.

Os objetivos tem que ser claros, mas não precisam ser altos. Alcançar uma meta por vez, vencer um dia de cada vez, acertar um alvo a cada dia. Isso sim é começar a ter foco, é começar atingir seus objetivos.

Então o nosso objetivo agora, alinhado com o mentoring do Boss, é criar uma sinergia em todos os nossos canais de comunicação. Antes mesmo da produção do conhecimento, da elaboração da metodologia e da distribuição dos templates, planos e processos, os canais de comunicação deverão estar integrados.

Em resumo, antes mesmo de escolher o caminho a seguir, vamos produzir placas, avisos e sinais, para que ao avançar no caminho possamos deixar sinais para que vocês possam nos seguir.

Olhando agora o objetivo com outros olhos, para estabelecermos um foco mais direcionado, precisamos identificar, tanto dentro quanto fora do programa, projeto, organização ou até mesmo de você, os ambientes que nos cercam.

Vamos olhar em 2 direções a partir de você e fazer as descobertas necessárias para alcançarmos nossos objetivos:

External Discovery

A descoberta externa, o mundo que nos espera, onde passaremos o resto de nossas vidas, o ambiente onde os programas, projetos e você mesmo passar a conviver daqui em diante. Olhar esse mundo como um lugar cheio de novas oportunidades, cheio de novos clientes, processos e descobertas incríveis. Uma nova descoberta cheia de oportunidades e riscos que iremos enfrentar. Essa descoberta é importante, pois saber que do lado de fora também tem gente boa, tem processos bons e tem coisas boas acontecendo e esperando nossos programas e projetos para transformar esse ambiente externo. Você é um ser infinitamente pequeno perante todo esse universo que está a sua espera, mas você poderá acessá-lo, pois o Criador dele, habita dentro de você, saiba disso.

Internal Discovery

A descoberta interna, um universo tão grande quanto o externo, e algo que estamos mais longe de descobri-lo do que de encontrar novas galáxias. A descoberta interior não só provoca uma nova visão como desmistifica muitas crenças, práticas e métodos até hoje definidos como certos e infalíveis. A grande quantidade de informação existente e disponível hoje em todas as fontes de informação como internet, celulares, redes sociais e livros também, e ainda tantas outras fontes, elas tem produzido um ruído. Esse ruído não é só auditivo, é visual também. Não conseguimos mais saber o que ouvir, em quem acreditar, o que ler ou que assimilar. A descoberta interna veio com esse propósito. Não é atuar na proteção do ruído com protetores auriculares ou visuais. É atuar na fonte. Paralisar o ruído. Estancar tudo aquilo que provoca algo pior que o ruído em si, a sensação que ele provoca em você. E para estancar esse ruído, vamos usar a única arma que pode acabar com qualquer ruído, o silêncio.

Usando das nossas novas descobertas, vamos começar a utilizá-las. Antes de partirmos para a descoberta externa, vamos olhar para o interior, vamos redescobrir internamente quem somos, para o que viemos, o que buscamos e como pretendemos chegar lá.

Olhando então o ruído, como vamos utilizar a arma do silêncio para eliminar o ruído e alcançar nossos objetivos?

A seguir os princípios que adotamos para ter foco e alcançar nossos objetivos através do silêncio:

Muita informação para pouco resultado

Você tem muitas respostas, talvez mais até do que possa processar. Mais ainda, você tem respostas para perguntas que você ainda não fez. Isso criou uma sensação da falta de necessidade de procurar respostas. De como fazer um bolo, trocar uma lâmpada até como montar um veículo elétrico, tudo está muito acessível e a informação nunca esteve tão fácil. Então, como usar o silêncio nesse caso?

“Use a informação somente quando precisar, ela está disponível, não quer dizer que ela precisa ser acessada todo tempo”.

Não busque as respostas, faça as perguntas

Quem nunca se deparou com o Google, Siri, Cortana, Dr Watson, ou qualquer instrumento de pesquisa ou inteligência artificial, e ficou pensando:

E agora, o que eu devo perguntar?

Essa base da nossa nova sociedade foi sensivelmente afetada pelo fato de ter muitas respostas. Assim ficamos órfãos por não saber perguntar mais. Aprenda novamente a perguntar, pois só assim você conseguirá as respostas. As respostas já existem, porém se não tiver as perguntas certas, você não conseguirá utilizar nenhuma delas.

Não busque fora, busque dentro de você

A mente tem tudo o que você precisa para atingir seus objetivos. Quando você busca inspiração fora acaba esquecendo da maior fonte de riquezas que está dentro de você. Olhe, inspire-se, procure coisas ou pessoas que lhe tragam algum tipo de inspiração. Mas para realizar algo, silencie-se e olhe para dentro de você. Você achar mais respostas do que imagina.

Você tem um tesouro só não sabia disso

Você está sentado em cima de um tesouro de conhecimento, e você procura em outro lugar. O silêncio vai te ajudar a achar. Ouça essa história.

Por mais de 30 anos um mendigo ficou sentado no mesmo lugar, debaixo de uma marquise. Até um dia, uma conversa com um estranho mudou sua vida:

-Tem um trocado aí pra mim, moço? – murmurou, estendendo mecanicamente seu velho boné.

-Não, não tenho – disse o estranho – O que tem nesse baú debaixo de você?

-Nada, isso aqui é só uma caixa velha. Já nem sei há quanto tempo sento em cima dela.

-Nunca olhou o que tem dentro? – perguntou o estranho.

-Não – respondeu. – Para quê? Não tem nada aqui, não!

-Dá uma olhada dentro – insistiu o estranho, antes de ir embora.

-O mendigo resolveu abrir a caixa. Teve que fazer força para levantar a tampa e mal conseguiu acreditar ao ver que o velho caixote estava cheio de ouro.

Eu sou o estranho sem nada para dar, que está dizendo para olhar para dentro. Não de uma caixa, mas sim de você mesmo. Imagino que você esteja pensando indignado: “Mas eu não sou, um mendigo!”

Infelizmente, todos que ainda não encontraram a verdadeira riqueza (…) são mendigos, mesmo que possuam bens e riqueza material.

Eckhart Tolle – Escritor autor de livros como O Poder do Agora e Um Novo Despertar.

São muitas as inspirações e algo que experimentamos em nossa jornada que nos fizeram reavaliar nossos objetivos.

Reveja o seus, faça silêncio e ouça você mais profundamente. Você pode se surpreender com o mundo que ai dentro de você.

Para os nossos trocadilhos de auditivos e visuais. O silêncio é o som que não pode ser ouvido pelos ouvidos, somente pela mente. A pausa é o som do silêncio que faz a reflexão durante a leitura concentrada.

Acesse o nosso site www.pmproject.com.br/kownledge/talktopm.

Aquele abraço e obrigado por participar de mais um #TalktoPM.

TalktoPM – 014 – VISÃO – Aqui é onde tudo começa

*09/07/2018 – Tema: VISÃO – Aqui é onde tudo começa*

Bom dia amigos do #TalktoPM.
Falando com o PM – Project Manager.

A partir de hoje, uma série de Talks serão produzidas sobre vários assuntos ligados a metodologia MPMP.
Vocês que acompanham o Talk to PM terão a oportunidade de passar pelo desenvolvimento de todo o programa da MPMP.
Vamos continuar com nossas conversas e abordagens e vamos produzindo o programa através desse nosso bate-papo diário.
Como a metodologia aborda tudo o que ocorre ou está ligado a projetos, vamos falar sobre várias abordagens e assuntos que vão além do gerenciamento de projetos, mas estão ligados a ele.

Usando nossa abordagem casual e pessoal, quando lemos um livro, ou assistimos um filme, não avançamos até o final para ver como termina. Aproveitamos cada página ou cada cena. Talvez, se você chegou até aqui ou chegou agora, pode estar se perguntando, porque não publicamos tudo de uma vez para que todos possam acessar? A beleza do conhecimento não está no término, mas na jornada até ele. Ninguém nasce esperando que a vida termine logo, então viva!
Vamos com a gente nessa viagem!

O conteúdo desenvolvido em cada item do programa será discutido aqui a cada Talk e integrado a nossa metodologia MPMP e os exemplos práticos estarão disponíveis para download no site do PMProject (Veja o endereço no final do Talk).
Fiquem a vontade para acessar, utilizar e compartilhar, e é claro, revisar também, pois estamos sempre abertos aos olhares dos parceiros PMs – Project Managers.

Vamos acompanhar de maneira global e integral, ambos os documentos, usando nossa visão holística (visão do todo).
A abordagem será didática, com exemplos práticos e aplicáveis ao nosso dia-a-dia em projetos nas suas várias áreas de influência e gerenciamento.
O objetivo é traçar um paralelo entre a realidade de projetos e as práticas que executamos, o que dizem os guias e os padrões, e como podemos usufruir ao máximo dessas publicações para nosso crescimento e evolução na carreira de PMs- Project Managers. Falando em carreira, o programa passará por certificações em algumas áreas, acompanhem como será esse processo e como desenvolveremos cada fase, etapa ou tarefa para alcançar as famosas certificações.

Então qual o tamanho desse programa?
Em um dos nossos treinamentos, um amigo PM – Project Manager nos abordou e perguntou se a metodologia iria abordar tudo que havíamos apresentado. Nós confirmamos que sim e contando com a colaboração de profissionais como ele, essa metodologia só tende a evoluir. Achamos particularmente curioso o comentário dele, quando apresentamos todos os nossos programas e projetos.

Ele disse: Essa metodologia é o projeto da vida de vocês.

Insights como esse que tornam esse projeto tão especial. Pois ele envolve nossa vida, não só nosso conhecimento técnico, mas horas de trabalho a fio, as vezes sem finais de semana e feriados, mas com um objetivo que engloba nossa abordagem holística: sempre olhando o todo. E olhando o todo podemos perceber que não dá para separar esse projeto das nossas vidas. Por isso esse projeto também abordará questões como comportamento durante o desenvolvimento dos programas e projetos. Ai que mora a beleza do projeto. Quantas vezes falamos aqui no nosso talk que as áreas se misturam e também se completam. E nessa abordagem, vamos colocar junto nesse programa, como será nosso preparo para esse mega programa.

A decisão de compartilhar esse programa no início com todos é um sonho do nosso time a muito tempo, para comemorar os 20 anos de profissão e 10 anos de PMProject. A parte mais gratificante de produzir algo, em qualquer área que fosse, pessoal ou profissional, era poder compartilhar com os amigos.
Então seguindo essa premissa, começamos compartilhando o início, como crescemos, como criamos os métodos, como testamos e aplicamos nas diversas áreas, empresas e projetos.

Para poder compartilhar todo esse conhecimento, criamos um conjunto de ferramentas para comunicação com os PMs-Project Managers:

O Talk to PM – Esse conversa diária que temos todos os dias sobre projetos e gestão.
O Tickets to PM – Cartões com mensagens diárias para auxiliar no conhecimento em projetos e gestão.
O Tap to PM – Esse é novo mas segue a mesma premissa dos 2 anteriores. São vídeos publicados no site e no youtube com o desenvolvimento do programa a partir das # hashtags. No Tap vocês conhecerão os bastidores do desenvolvimento. Como elaboramos e criamos cada projeto, processo e como é feita a sua publicação.
O Talk to Boss – Todo projeto precisa de um mentor, escolhemos um Boss para nos orientar, e ele irá nos conduzir no desenvolvimento desse programa e projeto. O Boss é a figura do chefe inspirador, aquele que guardamos com carinho seus ensinamentos e que fizeram parte de nossa vida e profissão. Dê o nome que você quiser, líder, chefe, gerente, coordenador, diretor ou CEO, ele sempre esteve lá te dando dicas de como chegar até sua posição. As vezes contados histórias, as vezes contando piadinhas (e a gente tem que rir né!). Mas ele fez um papel crucial. Ele moldou nosso método de trabalhar.
O PMProject Series – Outro canal interessante. Assim como as séries de TV ou Netflix, temos uma trama, um ambiente e vários personagens. Mas o objetivo da série é estudar de forma descontraída alguns temas mais profundos sobre conhecimento e gestão. Na nossa série semanal publicada no Youtube, Project Foundation – A origem dos métodos, estamos mostrando de maneira bem descontraída, com um pouco de ficção e uma pitadinha de bom humor, de onde surgiram muitas dos métodos aplicados no gerenciamento de projetos, e mais, processos que influenciaram a origem do conhecimento, estudos e pesquisas em vários seguimentos e como surgiu a MPMP. Quantas vezes assistimos uma das séries favoritas e buscamos informação na internet sobre a origem do local, se os personagens e as tramas são reais ou são pura ficção. Nosso objetivo na série é despertar a curiosidade para saber como surgiram esses métodos na vida real, comparar o que é real com o que é ficção.

Existem várias outras ferramentas e canais que vão integrar esse programa como também, existem vários projetos, dentro e fora do programa que irão alimentá-lo com conhecimento. Um dos projetos do programa que além de integrar as séries do Project Foundations e outras que estão por vir, está um livro contando a verdadeira história por traz da origem dos métodos, o que é ficção e o que é realidade, o que aconteceu para produzir todo esse conhecimento.

Enfim, vamos agitar essa nossa profissão com um toque de visão, uma mudança radical no jeito de aprender essa linda profissão e saber de onde viemos, para onde vamos, como e quando vamos chegar lá.

Então para começar, vamos ao início.
Temos 2 tipos de visão em um programa ou projeto.
1º Tipo – Visão de Longo Prazo
A visão que está ligada a missão, política e valores e a visão da empresa. Vamos chamá-la aqui de Visão de Longo Prazo. Esse tipo de visão está baseada em um olhar ao longe, onde o projeto ou programa quer chegar e como será o futuro quando estiver lá. É “a arte de ver o futuro a partir do agora” como publicamos no ticket de hoje. Essa visão é estabelecida no inicio do programa ou projeto e é revisada com o tempo, quando ambos estão em desenvolvimento, a visão vai se adequando e se tornando algo mais sólido e concretizável. Para auxiliar na elaboração da visão de longo prazo do programa, fomos buscar o conceito de auto aprendizado da inteligência artificial:
Auto aperfeiçoamento
Criatividade
Uso da linguagem
Evolução contínua
Consciência
Interação com o ambiente
Compreensão intuitiva
Comportamento e
Otimização
A visão de longo prazo do nosso programa é:

Desenvolver uma metodologia de gestão com auto aprendizado, que integre todos os processos de uma organização, independente do tamanho, ramo, área ou segmento de atuação. A metodologia será evolutiva, intuitiva e consciente das necessidades do usuário ou empresa que decida pela sua implantação.

2º Tipo – Visão Geral
É uma abordagem de alto nível, é contextualização do que se pretende alcançar com o programa ou projeto. É uma introdução rebuscada onde podem ser encontradas referências que justificam o início dos trabalhos e que levam ao entendimento do programa ou projeto.

Assim, todo documento começa com um prefácio, uma introdução, apresentação ou uma visão geral.
Na MPMP não é diferente.

Na visão geral da MPMP, vamos começar apresentando os conceitos básicos de toda a organização e o que isso tem a ver com projetos. A origem através dessa abordagem, como esses conceitos se interligam nas demais áreas de uma organização, desde a sua estrutura organizacional até os recursos aplicados em projetos e em gestão. Quais as dificuldades que passamos em várias experiências em projetos e como áreas que aparentemente não estão ligadas a projetos, se comportam e recebem com prazer a nossa abordagem.

No Guia PMBOK®, são apresentados exemplos de projetos como as Pirâmides do Egito, as Olímpiadas, a Grande Muralha da China entre outros exemplos mais antigos.
Na atualidade, nos últimos séculos, temos projetos de obras de engenharia como o Canal do Panamá, fabricação e montagem de aviões como Boeing, Airbus e até a brasileira Embraer.
Projetos que vão da grande corrida espacial da década de 60 e 70, que nos dias atuais, parecem história longínqua se comparados a atual Nasa e outros programas espaciais de vários países que se uniram para a colocação em órbita da Estação Espacial Internacional. Ainda podemos falar da gigante SpaceX que está transformado o visionário em visão concreta, levando seus foguetes para fora da orbita terrestre e ainda projetos como rede internet interplanetária e voos diretos para marte. Talvez se pareça mais com filmes de ficção cientifica, mas são projetos e programas com suas visões sendo realizadas.

Outros projetos podem ser citados, afinal nem só de engenharia espacial e obras vive a área de projetos. A área de Tecnologia da Informação tem cadeira cativa no conselho com direito a voto por excelência. Uma das áreas precursoras do século XX a difundir o conhecimento e as práticas em projetos e técnicas para o gerenciamento. Projetos desde a tecnologia GPS de posicionamento global até o desenvolvimento de aplicativos para smartphones e computadores. Não vamos esquecer de outras gigantes de áreas que não podemos definir somente como áreas de TI, mas tecnologia como um todo. Elas revolucionaram o jeito como vivemos hoje, como Apple, Microsoft, IBM e tantas outras. Hoje a área TI e suas ramificações, brindam nosso conhecimento com o desenvolvimento e uso frequente das metodologias ágeis de gerenciamento de projetos (tema para os próximos Talks).

Enfim projetos não estão limitados as essas áreas. Ainda são exemplos de projetos a publicação de um livro, uma pesquisa científica como o desenvolvimento e estudo de vacina por exemplo. Veremos adiante mais sobre o conceito e exemplos de projetos. E não poderia faltar é claro o nosso toque pessoal. Um filho, uma faculdade e sua formatura, uma viagem internacional, ou mesmo um passeio no campo programado, todos são exemplos de projetos da vida pessoal. E hoje não deixamos nossa residência sem sequer agendar ao menos no celular, para onde vamos, o que vamos fazer, o que gastar, onde comer e quanto levar.

Todas essas abordagens de projetos são importantes pois em determinados momentos da história, elas vão se cruzar e uma pode impactar no processo da outra. Afinal, somos seres humanos, e não máquinas pré-programas para trabalhar e gerar projetos.

Mas de onde vem os projetos, quem são eles e para onde eles vão?
Os projetos são desenvolvidos através de ferramentas, técnicas, conhecimento prático e vivido por gestores e operadores que executaram e realizaram na prática o que hoje temos em forma de livros, padrões, e experiências registradas. Só foi possível a realização desses projetos, com competências adquiridas ao longo da caminhada.
Esse conhecimento é definido como conhecimento tácito, e é difícil de ser explicado a outra pessoa, pois é algo que a pessoa desenvolveu por competência própria. Conhecimento criado a partir das habilidades pessoais, a pessoa consegue crescer e se desenvolver com esse conhecimento.

Nos próximos talks vamos falar da nossa missão sobre o conhecimento e como vamos utilizar o conhecimento tácito.
A história do gerenciamento de projetos que vamos contar, vai além da profissão, vai nos bastidores, onde as equipes de sala técnica, planejadores e profissionais do campo, obra, programadores e pesquisadores, produziram conhecimento de forma multidisciplinar.

Padrões de referência internacional serão citados ao lado de técnicas e padrões simples daqueles que fazem o projeto acontecer também.
A introdução da metodologia, assim como um trabalho científico, estará em desenvolvimento durante o programa e será concretizada ao final.
Após definido todo o conteúdo, voltaremos a introdução para apresentar a visão geral concluída do nosso trabalho.

Vamos integrar a profissão do Gerentes de Projetos, aqui utilizamos a versão em inglês PM – Project Manager. E vamos expandir nosso organograma e falar dos que estão acima, abaixo e ao lado deles. Os PMs – Project Managers, assim como em um mapa mental, são o primeiro elo de ligação.

Enfim vamos abastecer o PM – Project Manager de informações, ferramentas e técnicas e ele vai nos abastecer com projetos.
A introdução detalha do programa, seus métodos e templates utilizados, estarão disponíveis no site:
www.pmproject.com.br/projects/programampmp/

Para ver o passo a passo e a evolução do programa acesse nosso Tap to PM no site:
www.pmproject.com.br/kownledge/taptopm

Acredite, você está vivendo por projetos, só não se deu conta disso. E mais, a sua vida é um projeto, o mais importante de todos, e no portfólio Divino, o seu projeto tem todos os fatores críticos de sucesso, e saiba que todos eles estão alinhados para chegar com você ao melhor resultado possível, ter vivido.

Acesse o nosso site www.pmproject.com.br/kownledge/talktopm.
Aquele abraço e obrigado por participar de mais um #TalktoPM.

TalktoPM – 013 – PERSISTÊNCIA – O “NÃO” é só uma oportunidade para criar algo melhor

*06/07/2018 – Tema: PERSISTÊNCIA – O “NÃO” é só uma oportunidade para criar algo melhor*

Bom dia amigos do #TalktoPM.
Falando com o PM – Project Manager.

Algo em nosso projeto ou em nossa vida de repente muda, transforma ou cria algo inesperado.

Talvez você tenha tudo sob controle, ou pense que tem.

Todas as oportunidades estão acontecendo e tudo se encaixa.

Mas de repente algo acontece. Algo que não se espera e talvez não podia acontecer naquele momento, segundo a sua percepção.

As vezes parece irritante aquelas pessoas otimistas que veem oportunidade em tudo.

Isso talvez incomode muita gente, o poder da resiliência (propriedade que os corpos tem de retornar a forma original após a deformação).

Mas o que não fica claro é porque algumas pessoas tem essa habilidade e outras, talvez como nós, meros mortais, não conseguimos deixar de lado e de nos irritar com um simples erro em uma e-mail do projeto.

Como bons PMs – Project Managers que somos, respostas abstratas somente não bastam.

Vamos a fundo na questão.

Sabiam que esse “dom” do otimismo ou do pessimismo é genético.

Estudos científicos dizem que os nossos genes estão sempre sendo ajustados, segundo a epigenética, que estuda a característica dos organismos.

Essas implicações são maiores do que pensamos, Vão desde o cuidado que tivemos com nossos pais, se fomos mais cuidados ou não, até o que experimentamos no ambiente de trabalho como estresse e ansiedade.

Então ser otimista ou pessimista não é questão apenas de melhoria de abordagem. É genética.

Algumas pessoas recebem uma doença grave na família ou nelas próprias. Notem que tem algumas que ainda sorriem e você pergunta como é possível.

Outras ampliam seu pessimismo e tornam algo ruim, em algo pior ainda.

Mas tem outro fator, algo que surge como um ato de mudança  e pode transformar um fato.

Chama-se atitude.

Diversos estudos da psicologia positiva e outras áreas que estudam a felicidade, comprovam que a atitude que temos em relação a um fato pode mudar completamente o resultado dele.

Vejamos na prática e no nosso dia-a-dia como isso funciona.

Um exemplo em projetos:

Ao recebermos um comunicado do cliente que o prazo do projeto vai ser reduzido.

O cliente está com pressa e não consegue esperar o prazo original.

Nada mais foi dito no e-mail. Apenas essa bomba.

Detalhe, o projeto já está atrasado em 20% do tempo.

Sua atitude, nem 2 min depois de ler o e-mail, a equipe está reunida na sala de guerra (quem não sabe o que é falaremos em talks futuros, mas saibam que é algum lugar onde as coisas tem que acontecerem).

Após 20 min de reunião, 3 propostas de contingências prontas e equipe com nervos a flor da pele, você PM – Project Manager, consulta seu celular em busca de atualização dos e-mails importantes e…

Descobre que o cliente enviara um 2º e-mail 3 min após o primeiro com a seguinte descrição:

Sabemos do atraso que provocamos com alterações da nossa parte no projeto, então decidimos que o escopo será reduzido e faremos uma 2ª fase, assim conseguiremos melhorar o prazo e entrega.

E agora? Antes dos comentários, vamos a mais um exemplo.

Seu carro com 4 meses de uso, cheira zero km, você ainda nem tirou algumas etiquetas para parecer zero (quem nunca fez isso atire a primeira pedra).

Na rodovia, pista dupla, você sem pressa, mas aproveita a oportunidade para ultrapassar um carro a sua frente.

Você muda de pista apenas porque seu carro é potente e não quer ficar atrás de outro veículo.

Ao mudar de pista, um caminhão a sua frente, passa sobre um pedrisco e aquele pedrisco atinge o para-brisas do seu quase zero km.

Ao passar o dedo do lado interno do para-brisas, você com um pesar diz, acho que não fez nada.

E um trinca que mais parece algo de desenho animado, percorre todo o seu para-brisas que mais parece um estudo de fissuras em um edifício.

E agora? Mais um exemplo agora em uma viagem para outro país.

Você está de férias em um país onde a sua língua não é falada, o inglês é algo não muito bem quisto e a 2 dias do réveillon.

Na estação do metrô, os bilhetes devem ser guardados para apresentar junto aos fiscais do trem, caso apareçam.

Você como um PM – Project Manager experiente, programou sua viagem e sabe de todos esses riscos.

Mas a sua catraca se equivoca e você passa um bilhete ela não abre. Ao trocar o bilhete você utiliza um bilhete antigo e a catraca, por desventura, abre.

Ao dar 10 passos, o que parece uma blitz dos fiscais de trem aparece do nada.

Você sorri, e com seus mega aparatos de viagem e seu processo totalmente validado apresenta seu ticket ao fiscal.

Ele simplesmente diz que você está errado. Na língua dele, onde você entende mas tem dificuldades para explicar, ai começa a discussão.

Todos os fiscais tentam explicar que você errou, mas a comunicação não flui, inglês não adianta, português nem pensar.

E você tenta argumentar e explicar que não está errado.

E agora?

Talvez você esteja se perguntado o que essas três histórias com H tem em comum.

Todas são reais e aconteceram comigo.

Em 2 delas tomei a atitude uma atitude de tentar explicar o erro ou problema, de antevê-lo ou me justificar.

Mas a 3ª foi o ato mais libertador de todos.

Tanto no projeto quanto na viagem, tentei sem sucesso antecipar o fato, tomar uma atitude proativa, mas em ambas cometi um sério erro de comunicação.

Não perguntei o que deveria fazer, apenas fiz o que achei melhor.

Quanto ao carro, olhei para minha esposa, e disse, temos seguro é para isso. Levei o carro, troquei o para-brisas e 4 horas depois nada tinha acontecido.

Porque compartilhar essas experiências faz sentindo e o que tem a ver tudo isso com persistência.

Muitas vezes confundimos persistência com insistência.

Insistência apesar de ser um sinônimo de persistência em alguns dicionários, a abordagem da insistência é aquela que pode causar um problema maior ao invés de resolver a situação.

Persistência significa constância, permanência mesmo que um fato pareça ruim, não quer dizer que seja.

Ruim, bom, caro ou barato, demorado ou rápido, novo ou velho.

Todos esses adjetivos são rótulos. Nós damos esses rótulos para podermos usar respostas prontas com tratativas pré-estabelecidas em momentos diferentes da vida ou do projeto.

Nem todo cliente que muda o escopo é igual, nem todo projeto que atrasa é ruim, nem todo acidente é trágico.

Todos eles podem trazer dor, mas trazem experiência.

E como conectamos tudo isso, fator genético, persistência e resiliência?

Com a atitude certa.

Talvez estejam curiosos para saber o resultado da viagem e do projeto.

Do projeto, a solução foi pedir desculpas a equipe, informar a postura do cliente, e registrar uma lição aprendida: Pergunte antes de agir, talvez não tenha uma boa resposta do emissor, mas terá uma boa atitude para a equipe e para o projeto.

Quanto a viagem depois de muita discussão, lembrei de um vendedor de móveis que me inspirou uma das mais belas lições da vida e da profissão:

O fato já ocorreu, agora vamos falar de solução, o que você quer eu faça.

Quando mudei a atitude em relação ao fato, deixei claro o que eles queriam que eu fizesse, paguei a multa do bilhete, resolvi o assunto, registrei outra lição aprendida: Pergunte a solução antes de discutir o problema.

O “Não” realmente te dá oportunidades, mesmo que você não tenha nascido com os genes do otimismo ou seu ambiente não seja o mais favorável, as suas atitudes podem mudar o fato, o ambiente e o principal: VOCÊ.

Esse trocadilho de hoje não podia passar batido.

Ouvir outra língua é um som um tanto estranho, mas entender outra coisa é algo muito mais estranho.

Se sons não comunicam sua real intenção tenha uma atitude positiva, ela com certeza motivará as pessoas ao redor.

Ler um comentário, uma colocação ou até mesmo uma mensagem, não se esqueça que a literatura e a escrita atual passa pelos famigerados corretos digitais, e pela pressa da alta tecnologia e aquela dose de “eu preciso compartilhar”. Lembre-se, nem tudo que está escrito é algo que queremos dizer, talvez é algo que a sua atitude rotulou.

Acesse o nosso site www.pmproject.com.br/kownledge/talktopm.

Aquele abraço e obrigado por participar de mais um #TalktoPM.

TalktoPM – 012 – EVENTOS – Onde o gerenciamento de projetos dá um show.

*05/07/2018 – Tema: EVENTOS – Onde o gerenciamento de projetos dá um show*

Bom dia amigos do #TalktoPM.

Falando com o PM – Project Manager.

Hoje é um talk muito especial. Um pedido feito através do nosso grupo no WhatsApp para falarmos sobre gerenciamento de projetos para grandes eventos, como feiras ou exposições.

E o foco, uma responsabilidade maior ainda, falar do valor do gerenciamento do projeto para esses eventos. Então mãos a obra, vamos lá!

Como nossa abordagem, mais uma vez é sempre holística (a visão do todo), vamos olhar o evento ou feira como um todo.

Antes iniciar as tratativas do gerenciamento do projeto, vamos dar um passo atrás.

Quais as figuras chave ou quem são as principais partes interessadas em um evento ou mega evento.

Geralmente são 2 ou 3 grandes figuras (não necessariamente são 2 ou 3 pessoas, mas 2 ou 3 partes):

1) A parte promotora do evento;

2) A parte organizadora do evento, e

3) A parte do público do evento.

Elas podem ser um única figura, figuras distintas ou ainda contar serviços de terceiros.

Outra coisa importante antes de partirmos para o gerenciamento propriamente dito.

Qual o objetivo do evento?

Usando o tema solicitado, o objetivo das feiras e exposições esses são eventos de caráter  comercial, com fornecedores e clientes, entidades de várias naturezas. O objetivo de eventos como esses são:

-Apresentar novos produtos, tecnologias e soluções.

-Realizar contato direto com o cliente e fazer demonstrações ao vivo do produto ou serviço.

-Estabelecer network direto onde o cliente vem até o fornecedor (mudança de foco).

-Fazer-se conhecer para um público específico.

E para finalizar, quais as características principais desses eventos?

Eles podem ser:

-Reservados com convites pré-determinados o que promove a seleção e direciona o público alvo.

-Restritos somente com convites limitados e geralmente para públicos seletos no contexto do evento.

-Aberto ou bilheteria livre com acesso livre ao público com aquisição de ingresso (bilheteria) ou com entrada franca (aberto ao público).

Estabelecidos os principais critérios, vamos ao gerenciamento?

Só mais um detalhe.

Quem vocês acham que é a peça chave para esse tipo de evento?

Qual departamento é o responsável ou tem a função diretamente relacionada ao evento?

A resposta deve ser unanime, o departamento de Marketing ou Comercial (quando o marketing está inserido neste último).

Então voltando ao gerenciamento, agora sim, qual a importância do gerenciamento? O gerente do projeto do evento deve ser o gerente de marketing? Ele não é a melhor pessoa para gerenciar o projeto desse evento?

Claro porque não. Ele pode ser o gerente do projeto, se ele tiver essas habilidades e competências. Mas em muitas das empresas o gerente de marketing, um gerente de funcional, ou gerente de área tem habilidades muito específicas e ligadas a sua área. A melhor indicação para gerenciar o projeto seria, um gerente de projetos.

Então onde entra o gerente de marketing?

Patrocinador, opinião especializada, equipe do projeto, gerente do projeto porque não.

Tudo depende das competências e de como isso pode afetar o projeto.

Quando o projeto do evento ou feira toma proporções de mega eventos, não teremos uma figura única para gerenciar todo o evento e sim uma equipe mista, onde o comando fica a cargo de um especialista na área.

Tudo depende do contexto, área, local e cultura da empresa.

Em projetos que atuamos de feiras de exposição, o gerente de marketing da nossa empresa era assessorado pelo PMO Comercial da empresa nesses eventos, outra opção de gestão do evento.

Continuando, temos ainda algo muito relevante que muitas empresas pecam nos projetos de eventos.

Outra experiência da nossa empresa, agora como PMO Outsourced, foi em lançamentos imobiliários. Neste projeto, o gerente do projeto foi o Diretor Geral da empresa. Não tinha na empresa um Diretor Comercial, toda a equipe do evento era terceirizada. O nosso PMO2 (como chamamos o PMO Outsourced ou terceirizado) fez um importante papel, o pré-evento ou evento simulado.

Fizemos todo planejamento com a equipe de vendas interna, montamos o treinamento externo, simulamos em um mapa digital toda a operação e agendamos o pré-evento ou evento simulado para testar a prática.

Detalhe, estávamos no meio de uma implantação de um ERP / CRM online para incorporação imobiliária.

Resultado, levamos todos os fornecedores ao stand 4 dias antes do lançamento e fizemos toda a operação. Fizemos inclusive uma estratégia de senhas internas para não prejudicar ou favorecer corretores. Até isso foi treinado.

Todos saíram de lá com as suas missões, revisão de sistema CRM, preparação do plano manual (se o sistema falhar, se faltar sinal de internet, se faltar documentos, entre outros).

No dia do evento, o Diretor Geral tomou a decisão de não seguir o planejamento e organizou como ele achava melhor.

O que ocorreu com a equipe?

Tocaram perfeitamente o projeto, pois eles sabiam o que fazer, e não somente fazer de um única maneira.

Focar no resultado ao invés de travar o planejamento e não sair dele pode ser uma estratégia benéfica, pois muitas variáveis estão em jogo em um evento, o importante que a equipe esteja alinhada e conheça os passos necessários para cada etapa do evento.

Temos muitas outras variáveis a considerar onde o gerenciamento de projetos não só pode ajudar, como pode fazer a diferença entre um evento de sucesso e um fracasso na execução.

Premissas onde o gerenciamento de projetos pode dar um show:

-Eventos não ocorrem no dia marcado, um evento começa desde a decisão de realiza-lo, o dia do evento é só mais uma entrega, talvez a mais importante mas não deixa de ser mais uma entrega.

-Eventos não iniciam no dia da assinatura do contrato onde será realizado o evento. O início ou termo de abertura ocorre logo após a aprovação do estudo de viabilidade do projeto do evento, com a reserva da dotação orçamentária, a abertura do disponibilização do centro de custos e a formação do comitê, equipe, ou promotores do evento.

-Eventos não são promoção interna na empresa, são projetos. E projetos precisam de pessoas especializadas, e não precisa de todas as pessoas, portanto paciência, tem dias que teremos reuniões com todos tem dia que será apenas uma conversa a 2.

-Como um evento envolve mais que uma sucessão de tarefas sequenciadas e vai além do próprio projeto, talvez o Roadmap seja uma ferramenta interessante ao invés de utilizar somente habitual cronograma do projeto que você utiliza. No Roadmap podemos ver claramente o andamento das etapas do projeto e fora dele também (como estratégias e processos).

-Um evento envolve pessoas (lógico !) e quando temos pessoas temos riscos associados a pessoas, uma boa gestão de segurança no trabalho e segurança patrimonial são medidas e boas práticas a se tomar, mesmo indo além do exigido por normas, pensar seguramente é pensar proativamente. Plano de contingência, evacuação, incêndio e outros riscos, não estão descartados em mega eventos. Lembro-nos do caso da Boate Kiss no Sul e incêndio com muitas mortes.

-Enfim o sucesso do evento depende da dedicação e dos detalhes. Banheiros limpos, comida boa, recepção agradável e local confortável e arejado são mais que cerejas no bolo, são a festa.

Lembre-se ainda, ocorrências externas como greve de caminhoneiros, jogos do Brasil na copa, ou nascimento de um filho de alguém da equipe, pode afetar o seu evento. Converse com as pessoas, conheça a equipe, pergunte aos fornecedores quem são as pessoas que irão trabalhar no evento e não deixe algo do tipo, é minha melhor equipe. Tenha contato de cada um dos colaboradores do evento, faça back-ups de equipes, envolva a equipe, alguém pode adoecer ou ter um imprevisto.

E para fechar com chave de ouro para os PMs – Project Managers vai uma frase:

O gerente de projetos pensa no todo, mas não como um todo, como cada um, pois o todo só é todo quando cada um faz a sua parte para formar um todo. Olhar o todo não é olhar as partes, mas sem elas não existe o todo, apenas fragmentos.

Ouvindo posso perceber o som que sai de algo para mim. Posso rejeitá-lo, aceita-lo, tapar os ouvidos para ignorá-lo, mas algo que não posso mais fazer é contê-lo. A velocidade do som depois que ele foi emitido não importa, não conseguirei mais impedi-lo de ter saído da boca do emissor, então pense antes de emitir o som, pois ele não tem volta.

A palavra escrita, não lida, não falada, não pronunciada pode nunca ter o efeito necessário, pois a sabedoria guardada não é mais do que pó.

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Aquele abraço e obrigado por participar de mais um #TalktoPM.

TalktoPM – 011 – DECISÃO – Como tomá-la sem ceder a um desejo

*04/07/2018 – Tema: DECISÃO – Como tomá-la sem ceder a um desejo*

Bom dia amigos do #TalktoPM.

Falando com o PM – Project Manager.

Decisão significa determinação. Não dá para não decidir ou decidir pela metade, pois é ambígua ao conceito de decidir.

Mas como decidir e tomar o melhor caminho?

Ai está a questão. Muitas vezes em nossos projetos, muitos caminhos são factíveis, inclusive muitos caminhos críticos nos esperam.

Então qual deles seguir?

O menor risco, o menor prazo, o menor custo, a maior rentabilidade?

A decisão é, na verdade, o que de mais próprio concerne a excelência e é melhor do que as próprias ações no que respeita à avaliação dos carácteres humanos.

A decisão parece, pois, ser voluntária. Decidir e agir voluntariamente não é, contudo, a mesma coisa, pois, a ação voluntária é um fenómeno mais abrangente.

É por essa razão que ainda que tanto as crianças como os outros seres vivos possam participar na ação voluntária, não podem, contudo, participar na decisão.

Também dizemos que as ações voluntárias dão-se subitamente, mas não assim de acordo com uma decisão.
Os que dizem que a decisão é um desejo, ou uma afeição, ou anseio, ou uma certa opinião, não parecem dizê-lo corretamente, porque os animais irracionais não tomam parte nela.

Por outro lado, quem não tem autodomínio age cedendo ao desejo, e, desse modo, não age de acordo com uma decisão.

Finalmente, quem tem autodomínio age, ao tomar uma decisão, mas não age, ao sentir um desejo.
Um desejo pode opor-se a uma decisão, mas já não poderá opor-se a um outro desejo.

O desejo tem em vista o que é agradável e o que é desagradável.

A decisão, contudo, não é feita em vista do desagradável nem do agradável.

Isso não é ciência ou gestão de projetos, nem tão pouco foi extraído do Guia PMBOK®. Isso é Aristóteles, em seu texto a Ética a Nicómaco.

Decidir é não ceder a um desejo. Mas quando eu cedo a um desejo?

Quando estou cansado e tomo a decisão de parar uma parte de algo que estou fazendo.

Quando e, frequentemente, quando tomo uma decisão motivado pela raiva ou estresse.

Quando olho para outros membros da equipe e partes interessadas e sobreponho suas necessidades ou pedidos.

Quando em um ambiente hostil eu me torno mais hostil ainda, colocando combustível na fogueira das decisões.

Enfim quando eu tomo uma decisão pensando em mim somente e não tomo uma decisão pensando no melhor para o projeto.

As decisões egoístas com propósitos únicos provocam transtornos muitas vezes incalculáveis para o projeto, empresa ou para si próprio.

Quer um exemplo?

Estamos fazendo um projeto de um rodovia. Necessitamos passar por um pequeno sítio onde tem um proprietário que a anos briga para não ceder as suas terras para a obra.

O que vocês acham que poderia ser feito em relação a esse sitiante quando você tomar a decisão de seguir em frente?

Você está convicto que o melhor decisão a ser tomada é fazer a obra e enfrentá-lo, pois o projeto tem um orçamento, prazo, custos e benefícios muito maiores que aquele pequeno sítio representa.

Ai vai uma lição que aprendi com grande professor de avaliação e perícias – Engenheiro Monteiro.

Em um processo de avalição de uma fazenda, existia um pequeno jirau (um local com uma cobertura de madeira, onde no interior da zona rural, geralmente é cheio de pequenas coisas que podem ser descartadas pois não tem valor algum aparente).

O avaliador falou para o juiz, na audiência, que o jirau não tinha valor algum.

O proprietário, levantou-se, pediu licença ao juiz e fez um discurso. Ele disse que levou horas de trabalho, usou um estrado de cama, e várias madeiras, tinha restos de tinta e pequenos vasos, e tem valor sim! O jirau foi construído com minhas horas de trabalho, disse ele, tem as madeiras e o estrado da minha cama que tive que desfazer e comprar outro, tem as tintas que paguei e não usei por completo…e continuou até descrever, o pequeno mas, importante valor de cada coisa.

As vezes as pequenas coisas tem valores sentimentais ou comportamentais, que não podem ser medidos.

Não tem régua, trena ou medidores a laser que meçam a história de uma vida, uma família, de um legado ou de uma herança.

Voltando ao caso do sítio e da rodovia, pense de novo como conduzir o projeto e tomar a sua decisão.

Talvez ela seja a mesma. Você vai passar a rodovia sobre a propriedade dele. Mas desta vez, você vai ouvi-lo, vai escutar a sua história, verá porque ele não quer a rodovia em suas terras. Irá entender o lado humano da questão, não só o lado prático, técnico ou financeiro.

Você será tomado pela empatia da pequena senhora que te fará biscoitos e contará como você irá destruir parte das sua propriedade e cortará suas terras ao meio.

Talvez você desista, talvez siga em frente, talvez peça para mudar o greide e o traçado da rodovia.

Talvez você esteja pensando que é só uma história romântica para te fazer ficar com pena daquela família.

Pode ser todas essas coisas ou cada uma delas individualmente.

Agora responda, qual a sua decisão?

O fato aqui não tem a ver com a sua resposta, mas como te levei a pensar nela.

Não abrirmos uma planilha, ou análise de riscos, ou estudo de impacto ambiental.

Apenas conversamos. Falta muito disso em projetos. Ouvir as partes interessadas ao invés de ficar calculando imensas probabilidades de uma ou outra recusar um pedido.

Acredite, se você sair do seu computador às vezes o projeto pode andar muito mais rápido, experimente, você pode gostar!

Quem nunca ouviu dizer da máxima quem conta um conto, aumenta um ponto. Pode ser um ponto final, um ponto de vista ou um ponto de reflexão.

Mas se for um ponto final, a leitura cessa, se for um ponto de vista, a leitura complica e se for um ponto de reflexão, a leitura sócomeço.

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Aquele abraço e obrigado por participar de mais um #TalktoPM.

TalktoPM – 010 – PROCESSOS – O mapa da mina de toda a empresa

*03/07/2018 – Tema: PROCESSOS – O mapa da mina de toda a empresa*

Bom dia amigos do #TalktoPM.
Falando com o PM – Project Manager.

Nada melhor do que começar a falar de processos utilizando a definição do Guia PMBOK®.

Processo é uma série de atividades sistemáticas direcionadas para alcançar um resultado final de tal forma que aja em relação a uma ou mais entradas a fim de criar uma ou mais saídas.

Olhando para uma área irmã na gestão, o gerenciamento de processos ou BPM, fomos buscar uma das suas fases de implantação de processos, o Mapeamento de Processos.

Como citado anteriormente um processo é uma série de atividades sistemáticas. A expressão atividades sistemáticas pode ser entendida como atividades organizadas e interligadas com algum critério em comum entre si.

Para realizar um processo dentro da área de projetos, fomos buscar também uma das entradas que mais se repetem nos fluxos de processos das áreas de conhecimento, os ativos de processos organizacionais.

Citando novamente o Guia PMBOK®, ativos de processos organizacionais são planos, processos, políticas, procedimentos e bases de conhecimento específicas usadas pela organização executora.

Agora temos todos os termos para começar nosso talk.
Ativos de processos organizacionais e Mapeamento de processos.

Os ativos de processos organizacionais, algo que muitas vezes passa despercebido nos projetos, pois ficamos tão imersos no ambiente do projeto, esse conjunto de documentos, que tão frequentemente aparece como entradas ou saídas de processos, é deixado de lado.

As vezes o nosso projeto consiste em justamente implantar uma nova área ou parte de uma área, melhorar um processo ou substituir uma determinada parte de um processo.

Enfim, não importa o escopo nesta visão. Tente olhar para o que mais pesa nas linhas anteriores. É o processo. Estando ele presente na realidade do dia-a-dia das organizações, os processos de uma organização. por muitas vezes, são mal compreendidos.

Não se entende porque determinado processo precisa existir ou porque a organização se dá ao luxo de fazer algo, que no ponto de vista de quem está chegando, é mais uma burocracia ou algo que não vai interferir no projeto.

Vamos dar um exemplo bem simples como uma sutil mudança de processos pode atrapalhar e muito um projeto?

Pense em uma indústria, onde os caminhões chegam para abastecer suas cargas e entram em um pátio de expedição. Agora para facilitar a visualização, pense que sua empresa foi contratada para criar um projeto onde pudesse acelerar o processo de expedição e com isso os motoristas, para agilizar a carga e a descarga, não deveriam descer mais do caminhão e ir direto a expedição.

Porém ao mesmo tempo que o seu projeto ocorre, o time de Compliance muda um norma interna que proíbe a entrada de veículos na empresa, sem que o motorista desça e passe pela recepção.

Os processos ocorrem em paralelo, porém você não foi informado dessa alteração de um processo.

O seu projeto pode até ser cancelado.
Processos precisam ser estudados constantemente.

Uma pergunta deve ser feita no projeto, todas às vezes que um ativo de processo organizacional,ou  seja uma entrada ou saída de um processo do seu projeto, ele existe ou ele é aplicado.

Pergunte, questione, observe e converse com muitas áreas, mesmo aquelas que você acha que não tem nada de relevante no seu processo.

O que Compliance e Expedição tem a ver uma com a outra? Viu o exemplo que demos, agora tem tudo a ver.

A nossa visão é sempre holística (olhamos o todo), vamos observar como os métodos de várias áreas afetam outras áreas.

O nome de disso: Mapeamento de Processos.

Em nossa Metodologia, a MPMP quando você assina um contrato e é responsável junto com a empresa por desenvolver o termo de abertura do projeto, o primeiro processo, antes de iniciar a elaboração do termo, é desenvolvermos o Lead up ou a Preparação.

Nesse processo, após avaliar o pedido da empresa, a necessidade de mudança ou a estratégia que gerou o projeto, vamos mapear os processos que impactam a criação desse projeto.

Inclusive o mapeamento dos processos é parte integrante do termo de abertura do projeto. Após concluído o mapeamento, ele será anexado ao termo de abertura.

Desta forma evitamos ou minimizamos os riscos do ocorrido com nosso exemplo do Compliance.

Em outros Talks vamos falar de comunicação e como comunicar as fases do projeto. Esse processo ajudará a também ajudará a evitar conflitos no futuro.

Ouçam quem tem ouvidos para ouvir, leiam quem tem olhos para ler, mas compreendam, nem todo som produzido é melodia, alguns são ruídos, nem toda frase escrita é amistosa, algumas são ofensivas, cabe você escolher com qual deseja ficar.

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TalktoPM – 009 – ORDEM – Organizar faz bem para o projeto, melhor ainda para você

*02/07/2018 – Tema: ORDEM – Organizar faz bem para o projeto, melhor ainda para você*

Bom dia amigos do #TalktoPM.
Falando com o PM – Project Manager.

Você já teve aquela sensação que algo está fora do lugar. Um almofada no sofá, uma caneta no porta canetas, um arquivo fora da pasta.

Pode ser qualquer coisa. Algumas pessoas comentam, eu tenho TOC (Transtorno Obsessivo Compulsivo).

Não é uma ofensa aos que sofrem dessa doença, mas uma justificativa para tanta organização sem propósito, ou sem explicação.

Quem disse que  não tem explicação. Tem e ela é baseada em um lei. A psicologia de Gestalt.

A Gestalt, (do alemão Gestalt = forma) também conhecida como gestaltismo, teoria da forma, psicologia da gestalt, psicologia da boa forma e leis da gestalt, é uma doutrina que defende que, para se compreender as partes, é preciso, antes, compreender o todo. Refere-se a um processo de dar forma, de configurar “o que é colocado diante dos olhos, exposto ao olhar”. A palavra gestalt tem o significado “de uma entidade concreta, individual e característica, que existe como algo destacado e que tem uma forma ou configuração como um de seus atributos”

Hoje vamos olhar um dos seu fundamentos básicos – A semelhança.

Segundo Gestalt e o princípio básico da semelhança,  onde elementos da mesma cor e forma tendem a ser agrupados e constituir unidades. E estímulos mais próximos e semelhantes, possuem a tendência de serem mais agrupados.

Isso explica muita coisa. Talvez aquele gesto de colocar as canetas de mesma cor todas juntas.

Agrupar pessoas de mesma característica, posição, ou até mesmo sexo em um mesmo local.Não quer dizer que vamos substituir o TOC por Gestalt e agora está resolvido. Mas é muito bom saber como nosso cérebro reage a essa organização.

Ele processa muito melhor as informações quando elas estão agrupadas ou organizadas. E mais, as pessoas tendem a organizá-las para identificar melhor um processo.

Quer um exemplo na área de projetos? Quando iniciamos um novo projeto, a primeira tendência é compará-lo com algo que já fizemos.

Quer um exemplo na área de comportamento? Quando encontramos pessoas com traços e fisionomia semelhante a alguém que conhecemos, temos a tendência de pensar que aquela pessoa pode ser parecida com a outra.

São 2 equívocos que nosso cérebro nos leva a cometer.

No comportamento: pessoas com padrões semelhantes, tem voz e fisionomia semelhantes, estão inseridas em meios diferentes, tem reações diferentes, culturas e processos diferentes, enfim são diferentes.

Nos projetos: escopos semelhantes e até iguais, produzem resultados diferentes, mesmo com equipes identificas, processos idênticos, no mesmo cliente, mesmo assim são diferentes.

Isso só mostra que a percepção que temos de unidade e igualdade, de ordem, não quer dizer que ela está certa.

Sempre levando a uma reflexão, olhar holístico (olhando o todo), vamos observar que nem tudo que está organizado, que é está ordenado, está em ordem.

A bagunça que as crianças fazem com seus brinquedos, produzem nelas uma sensação de liberdade.

Para você pode parecer que está tudo jogado, mas para elas é um universo inteiro, onde bichos de pelúcia e soldados são heróis e vilões ao mesmo tempo, em planetas e dimensões diferentes.

Por isso temos a tendência de falar para os filhos, e confundi-los: arrume a sua bagunça, faça sua cama, arrume seu quarto.

Para os nossos olhos a bagunça sempre será sinal de desordem.

Quanto mais velho você fica, mais você ordena as coisas.

E quanto mais a tecnologia avança, menos poder sobre a ordem você tem.

Faça um teste: baixe todos os apps sobre agenda que você conhece.
Ai já é um grande desafio. Agora tente utilizar todos eles com um propósito de marcar um reunião.
Viu. Tem padrões diferentes. Tem semelhanças, mas mesmo assim como no comportamento e nos projetos, esses aplicativos são diferentes.

Por isso quanto mais distante da tecnologia você fica, mais dificuldade você tem.

E quanto mais você usa, mais descobre que precisa cada vez menos dela quando você não sabe para o que ela realmente serve.

Um app de agenda, parece lógico, serve para agendar.
Um app de anotações, serve para anotar.
Uma calculadora, para calcular.
As vezes esperamos que nosso app de agenda conecte todos os nossos apps e faça uma transformação em nosso celular.

Ao agendar um compromisso financeiro, ele acesse o banco, pague a conta, envie um e-mail para o fornecedor, envie sms para você, recalcule suas aplicações, avise seu filho que ele deve gastar menos e sua esposa que o cartão de crédito dela estourou.

Talvez estejamos fazendo certo da maneira errada.

Olhar para tecnologia e esperar que ela substitua nossa organização, é olhar para os nossos filhos e esperar que eles sejam exatamente o que somos.
É tentar trazer e antecipar o futuro.
Não tenha pressa,  arrume a sua mesa, lave a louça, espere o sinal abrir.

Lembre-se você pertence a um universo muito maior que o seu mundo, e você faz parte da organização do universo, tome seu lugar, organize seu cérebro e seu canto, com certeza você já estará ajudando e muito a humanidade.

Trocadilhos auditivos e visuais cadê vocês .

Uma orquestra é um conjunto de sons organizados de uma forma onde muitos produzem o som de um único regente.

Um livro é um conjunto de letras organizadas por único autor para que muitos recebem um mesmo conteúdo.

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TalktoPM – 008 – CONFIRA – Um novo olhar faz toda a diferença

*29/06/2018 – Tema: CONFIRA – Um novo olhar faz toda a diferença*

Bom dia amigos do #TalktoPM.

Falando com o PM – Project Manager.

Quantas vezes recebemos respostas de várias origens sobre algo que foi errado, incompleto, ou simplesmente passou despercebido.

Algo como um erro de escrita, uma pessoa que esquecemos de adicionar em cópia em um e-mail, ou um relatório que faltou um pequeno toque que fez toda a diferença.

Já teve aquela sensação que seu chefe tem superpoderes. Ele encontra em um relatório de 100 páginas, 1 erro de escrita em um rodapé.

Ai você se pergunta, mas como isso acontece?

Já passei por isso em ambos os lados.

Muitos estagiários trabalharam comigo durante esses anos, e alguns perguntavam: “Como você consegue detectar um erro nesse monte de cálculos complexos?”

Eu sempre respondia assim:

“Como um maestro regendo uma orquestra, ouve 1 instrumento desafinado em uma dezena de instrumentos?

Ouvindo um de cada vez. E repassando cada um em sua mente. Estabelecendo um padrão, um método.”

Muitas vezes o que passa despercebido em muitas pessoas pela primeira vez, talvez, em uma segunda leitura ou revisão, você mesmo consiga perceber seu erro.

Tenha calma, quando precisar entregar um relatório para uma reunião, você já está sobre a síndrome do estudante, sempre deixando para última hora.

Então, se dê ao luxo de parar por um período, mesmo que seja curto. Então releia o que você produziu.

Com certeza algo passou despercebido. Pare tudo, desconecte tudo, silencie computador e celular e naquele momento, esteja presente em um único local, dedique-se a rever o quê você fez.

Em nossos relacionamentos às vezes ficamos perguntando onde erramos, onde poderíamos ter melhorado, o que fizemos de errado.

Você não terá essa resposta. Pois ela deve ser feita na hora, no contexto, no momento em que isso está ocorrendo.

Desde um acidente de trânsito a fila do fast food, revise, pare, pense e veja realmente o que você vai fazer.

Não compre, não olhe, não escreva, não responda, enfim não faça nada por impulso.

Observe, analise e ai sim responda. Conferir algo é sempre tão importante pois, algumas das vezes, uma visão sobre um assunto, pode não ser uma visão verdadeira.

Entenda, olhe outros lados, não apenas os 2.

A sabedoria não vem só dos grandes sábios, mas das pessoas mais simples do seu dia-a-dia.

Vejo hoje que conseguimos aprender em qualquer lugar e em qualquer momento.

Mas revisar um projeto é algo minucioso. Mas revisar um pensamento, uma atitude, é algo luxuoso, rico de ser praticado.

Trago hoje uma sabedoria da minha família.

Uma das minhas tias, talvez a mais extrovertida delas, alguém que na minha juventude nunca me passou confiança ou inspiração, me ensinou uma das mais belas práticas de revisão.

“Nunca responda em situação de estresse. Aguarde 24 horas para dar a resposta.”

No auge da minha juventude, na força da idade e me achando o senhor de todas as verdades, achei um tanto vão o conselho.

Hoje ele não só vale para a vida, como para as boas práticas de projetos.

Algo foi anunciado pelo cliente, uma insatisfação, um descontentamento, algo que causou um mal estar na equipe.

Seu ímpeto inicial é provocar uma discussão, algo que pode transferir todo o seu sentimento para aquele momento, e talvez a pior das respostas.

Observe, analise, reflita e ai sim responda.

Todos precisam de resposta. O silêncio é uma delas. Espere o momento.

Uma resposta ou pergunta em um dado momento pode ser um combustível.

A escolha de como e onde usá-lo que é a questão.

Se você jogá-lo no tanque do seu carro, produzirá força e te levará a algum lugar.

Se você jogá-lo em um tanque em brasas, produzirá um incêndio e talvez você não consiga apagar.

Pense reflita, confira e faça um double check antes de dar sua resposta.

Você pode evitar um incêndio.

Quem já ouviu ou leu sobre nossos trocadilhos, vamos lá.

Uma flauta produz algo que pode ser visto ou ouvido. Vislumbrar alguém tocando a flauta nunca trará ao seu interior a beleza da sua música.

Olhar com atenção trará o texto mais próximo, a pausa em cada frase trará o texto para o interior.

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TalktoPM – 007 – TEMPO – A influência do tempo no ciclo de vida do projeto, na vida e no projeto.

*28/06/2018 – Tema: TEMPO – A influência do tempo no ciclo de vida do projeto, na vida e no projeto.*

Bom dia amigos do #TalktoPM.
Falando com o PM – Project Manager.

Hoje vamos parar nosso relógio e parar o nosso tempo para escutar esse talk.
Você deve estar rindo agora, parar o tempo? Ficou maluco? Você tem toda a razão, fiquei maluco.

A pergunta sobre o que é tempo intriga estudiosos desde os mais remotos “tempos” da humanidade. Não dá para explicar tempo sem gastar tempo.
Então se os grandes estudiosos não chegaram em um consenso comum sobre o que é tempo, nós não seremos loucos para fazê-lo. Mas somos ousados ao ponto de tentar explicar o que ele não é.

Einstein dizia que o tempo é “Uma ilusão. A distinção entre passado, presente e futuro não passa de uma firme e persistente ilusão”.

Começamos a detectar o tempo em nossas vidas tão logo ele nos falte. Desde criança o conceito de medir o tempo nos apaixona. Pedimos aos nossos pais para que desenhasse em nosso pulso um relógio igual ao dele, de caneta com ponteiros e tudo mais. Hoje talvez as crianças comprem pulseiras digitais que projetem um relógio real holográfico em seu pulso, o que não deixa de ser, uma mera ilusão.

Em um contexto mais amplo e buscando até mesmo um dos mais antigos livros de todos os tempos, trocadilho né, faz parte, a Bíblia também nos dá uma boa dica de como podemos nos relacionar com o tempo.

Em Mt 6, 27: Qual de vós, por mais que se esforce, pode acrescentar um só côvado à duração de sua vida?

Se formos mais afundo, um côvado tem 66 cm de comprimento.
Aqui bagunçou geral, 66cm de duração na sua vida?

Sabedoria divina não se discute né gente. E por isso vamos usar exatamente esse sermão para poder explicar a diferença entre tempo, esforço, duração e como elas impactam o ciclo de vida do projeto, a nossa vida e o nosso projeto.

Algumas definições técnicas do Guia PMBOK®.

Gosto muito de analisar a fundo alguns assuntos pois os conceitos são muito importantes e embasam a técnica, trazem credibilidade para o método e mais, esclarece muitos erros de interpretação. O objetivo aqui não é ser técnico ao extremo para dizer, você está fazendo isso errado e sim, levar você a um reflexão sobre o tempo, como sempre, de forma holística (uma visão do todo).

Segundo as 5ª e 6ª edições do Guia PMBOK® seguem as definições:

Duração – 6ª Edição: O número total de períodos de trabalho necessário para finalizar uma atividade ou componente da estrutura analítica do projeto, expresso em horas, dias ou semanas. Compare com esforço.

Duração – 5ª Edição: Número total de períodos de trabalho (sem incluir feriados ou outros períodos de descanso) necessário para finalizar uma atividade do cronograma ou componente da estrutura analítica do projeto. Normalmente expressa em dias ou semanas de trabalho. Às vezes, é incorretamente equiparada ao tempo decorrido. Compare com esforço.

Então vejamos o que é esforço:

Esforço – 5ª e 6ª Edições – Não houve alterações: O número de unidades de mão de obra exigidas para finalizar uma atividade do cronograma ou um componente da estrutura analítica do projeto, frequentemente expresso em horas, dias ou semanas. Compare com duração.

Também vejamos o que é cronograma e modelo de cronograma.

Nas definições do Guia PMBOK®, não trazem a definição de cronograma, apenas uma indicação para olhar outras definições como cronograma do projeto e modelo de cronograma. Vejamos então suas definições.

Cronograma do Projeto – 5ª e 6ª Edições – Não houve alterações: Um resultado de um modelo de cronograma que demonstra a conexão de atividades com suas datas, durações, marcos e recursos planejados.

Modelo de Cronograma – 5ª e 6ª Edições – Não houve alterações: Uma representação do plano para a execução das atividades do projeto incluindo durações, dependências e outras informações de planejamento, usada para produzir um cronograma do projeto junto com outros artefatos do cronograma.

Enfim, agora com conceitos alinhados, a 6ª edição do Guia PMBOK® mudou o nome da área de Gerenciamento de Tempo para Gerenciamento de Cronograma.

Alguns gurus de projetos citam a mudança como um avanço pois o PM (Project Manager) não gerencia o tempo, mas sim o cronograma do projeto.

O curioso que, além de fazer todo sentido, não só ignoramos esses conceitos como confundimos todas essas definições e chamamos tempo de duração, duração de esforço, esforço de trabalho e por ai vai.

Alguns adeptos do que chamamos de filosofia prática, aqui vamos fazer um parêntese, não devemos chamar de metodologia, pois metodologia significa regras estabelecidas ou método definido, enquanto a filosofia prática é algo mais do tipo, o importante é entregar, receber e o cliente estar feliz, rapidez pessoal, o que está escrito não tem tanta importância, o bom mesmo é faturar.

Pelo contrario pessoal. Aqui mora a beleza e a riqueza da área de projetos. Não podemos ignorar as regras e os métodos. Por 4 anos ficamos ligados a uma área onde a expressão tempo ficou limitada ao projeto. Melhorada a sua visão do nome da área de conhecimento, e muito bem corrigida, uma opinião pessoal é claro, essa alteração não foi o que me chamou mais atenção.

Algo que me intrigou, e talvez tenha passado desapercebido pela maioria de nós, reles mortais, que conseguimos ler uma única edição do Guia PMBOK® e talvez, as alterações mais relevantes, foi a definição de duração. Se você não se recorda do que foi falado, reveja o texto deste talk no nosso site ou retorne alguns minutos no áudio.

Veja como uma simples definição reflete os impactos dos tempos atuais.

Duração na 5ª edição, excluía feriados e dias de descanso. Agora na 6ª edição, os feriados e dias de descanso foram suprimidos. Estão subentendidos quando se diz período de trabalho. Então deve haver, por consequência, um período de descanso. Outro ponto é a expressão da duração, normalmente em dias ou semanas na 5ª edição e agora na 6ª edição, expressa em horas, dias ou semanas de trabalho. Note que não tem mais o advérbio de tempo: normalmente. Isso mostra a integração de projetos com algo mais rápido (em horas) e aumentando a demanda para nossas equipes.

Enfim o que concluímos com isso. Notamos que não gerenciamos o tempo. Então precisamos gerenciar melhor o que chamamos de “uso do tempo”.

A expressão do tempo é algo que pode ser em horas, dias ou semanas. Estar em um cronograma ou em um relógio, em uma agenda ou cronometro.

Não importa, na nossa abordagem, como estamos medindo ou avaliando o tempo.Importa nossa percepção sobre ele.

Adotamos aqui percepção bíblica. Não importe quanto você se preocupe, o tempo não pára e você não pode mudar isso. O tempo é uma restrição por natureza inflexível. Ele nunca será flexível. Nossas habilidades e estratégias de compressão ou fast tracking não acrescentará um segundo ao projeto.

Ao contrário disso, perderemos mais tempo tentando ganhar tempo.
Qual é a solução? Atue nas variáveis do tempo que você tem o poder para mudar.
No “agora”. Fale agora o que está errado. Veja agora o que precisa mudar. Importe-se agora com as pessoas que estão no projeto, na vida ou no ciclo de vida.

Olhe com cuidado e dedicação o seu trabalho, pois ele não é mais uma variável do seu projeto, ele é o resultado do seu tempo.

Se você fizer as mesmas coisas no mesmo período de tempo terá os mesmos resultados. Então use seu tempo com sabedoria, faça seu tempo valer cada hora, dia ou semana.

Use-o com moderação e você terá a maior riqueza de todos os tempos, o próprio tempo.

É isso ai pessoal, filosofia, religião, física e gerenciamento de projetos tudo junto e misturado.

Para você que gosta dos nossos trocadilhos de visuais e auditivos vamos lá.Ouve tudo com veemência, escuta tudo com fervor, absorva só o necessário.Leia o que está escrito, pense o que quiser, fale só o necessário.

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TalktoPM – 006 – ACREDITAR – A crença fortalece o método

*27/06/2018 – Tema: ACREDITAR – A crença fortalece o método.*

Bom dia amigos do #TalktoPM.
Falando com o PM – Project Manager.

Hoje vamos falar de um tema talvez um pouco controverso, a crença.

Somos profissionais especialistas em prever, medir e acompanhar, estudar, detalhar, criar e até mesmo reinventar.

Parece papo de guru né gente. Mas hoje, a moda é a acreditar, acredite!!!

Não digo que é a moda por ser algo passageiro, mas por ser algo atual.

Já falamos aqui em talks anteriores sobre a confiança.

Acreditar significa, dar crédito a algo ou alguém, suprir boas intenções sobre ele.

Mas acreditar não é o oposto de planejar? Ao acreditar não estou deixando de lado as boas práticas de análise de riscos, de estatísticas e projeções, de planejamento e outras técnicas?

Claro que não! Ao acreditar você cumpre um preceito, você cria todas as boas práticas necessárias e crê, já de cara, que o seu trabalho está muito bem feito.

Isso é diferente de não conferir ou validar seu planejamento, de ter certeza que está tudo certo e não submeter para uma revisão ou análise da equipe do projeto.

Acreditar é tão somente mover os reflexos mais internos do seu ser em um esforço positivo e confiante, é afirmar a sua proposta ou seu trabalho, acima de tudo, acreditar é confiar.

Se você não acredita no seu projeto, cronograma, planejamento ou ferramenta, pronto, está na hora de mudar.

Significa que algo não está CONFIÁVEL. E necessário uma intervenção.

Mas antes de iniciar uma demanda de pesquisas, revisões e conversas, observe bem, pois as vezes, e não muito raro, a descrença não está nos processos, está em você.

E quando eu detecto que a descrença está em mim e não no processo, o que eu devo fazer?

Resposta simples, Acredite. Teste sua crença e confiança. Faça medições da sua crença e veja que você estava errado. Dê crédito as pessoas e aos processos  e veja qual a sua reação.

Ainda não está confiante. Tudo bem vamos lá. Então faça um teste. Acredite em algo ou alguém, mas não comente, mantenha para você mesmo.

Anote, detalhe e escreva tudo aquilo que você acha que aconteceria e tenha uma outra atitude.

Depois avalie e veja o que aconteceu. Lição aprendida!

2 coisas são impossíveis de ensinar uma pessoa: amar e acreditar. As pessoas são livres para fazê-lo.

Você pode inspira-las, instiga-las ou até castiga-las, tome seus filhos como exemplo, mas nada do que você faça mudará o pensamento delas, pois, mesmo que concordem com você, não quer dizer que acreditam no que você diz. Isso também não impede você de entende-las.

Usando a máxima, o que não se aprende no amor, se aprende na dor, deixe as coisas fluírem, acontecerem.

Assim você terá argumentos não só para apresentar um ponto de vista, mas também restabelecer a confiança da equipe.

Não acreditam em você? Relaxe e curta o momento, se você tem tanta convicção e crença sobre algum fato, registre-o, pois a memória fica curta diante dos problemas quando eles acontecem.

E use os dons supremos que todo PM (Project Manager) deve ter. Tenha empatia. Seja diplomático, não diga: Eu avisei, já tinha previsto. Ao invés disso, diga: Aprendemos com isso, vamos em frente, acreditem, vamos conseguir.

Lembre-se da nossa abordagem, dentro de um profissional, técnico, PM (Project Manager), repousa um ser humano livre para tomar suas próprias decisões.

Acredite, ter fé nas pessoas pode te surpreender, mas ter fé em você mesmo pode transformar tudo a sua volta.

Encerrando por hoje, a crença sempre vem acompanhada de um propósito. Proponha ser melhor, ouvir melhor, tratar melhor, se comportar melhor, entender melhor, esperar melhor.

Resultados sejam eles nos projetos ou na vida, vem de decisões, mas a recompensa vem da crença em algo melhor.

O som que sai de um interlocutor pode não ser o mesmo que entra nos ouvidos de um receptor. Abrindo os ouvidos você ouve, abrindo a mente você compreende.

O texto escrito, ao contrário do som, não tem entonação, por isso pode estar carregado de emoções que você mesmo criou. Leia sem julgar.

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TalktoPM – 005 – PORTFÓLIO – A escolha certa nem sempre é a melhor

*26/06/2018 – Tema: PORTFÓLIO – A escolha certa nem sempre é a melhor.*

Bom dia amigos do #TalktoPM.

Falando com o PM – Project Manager.

Olhar para o projeto como sendo o ponto final as vezes é uma prática muito comum.

Vamos utilizar uma metáfora para explicar como é o relacionamento entre o portfólio, programa, projeto, o gerenciamento organizacional e a operação.

Na nossa metodologia chamamos esse relacionamento de O2P3 onde:

O1 representa o Gerenciamento Organizacional de Projetos e suas influências na organização.

O2 representa o Gerenciamento Operacional de Projetos e Processos e suas interdependências.

P3 representam respectivamente o Gerenciamento de Portfólio, Programas e Projetos.

Usando um exemplo de uma estrutura bem conhecida podemos vislumbrar uma grande marca de veículos automotores.

Uma multinacional tem sua sede na Alemanha por exemplo.

Lá ela produz uma série de documentos, processos, estratégias e definições de âmbito organizacional.

Através da suas filiais em outros países, ela lança mão de estratégias globais ou locais.

As estratégias globais são obrigatórias para todas as unidades, não importando qual país ou região ela esteja inserida.

As informações produzidas nessas diretrizes são estabelecidas pela governança corporativa de acordo com sua aplicação.

Por exemplo, a governança de gerenciamento organizacional de projetos.

Assim, de forma bem estruturada, a multinacional fornece as diretrizes a todas a suas unidades.

As políticas e processos estabelecidos através de controles e práticas para garantir o cumprimento das metas e objetivos organizacionais e operacionais.

Em geral quem aprova esses processos da governança, no alto nível, é o Conselho de Administração da multinacional.

O objetivo dessa governança estabelecida é:

Garantir a transparência nas transações, processos, projetos e operações entre todas as partes interessadas em todas as suas unidades.

Imagine como seria se na África do Sul houvesse um tipo de report das informações, no Brasil outro e outro ainda nos Estados Unidos.

Ao chegar a matriz alemã, uma grande confusão seria criada.

Desta forma esses padrões são estabelecidos e, independente dos regionalismos, as estratégias organizacionais são cumpridas.

Existem também as estratégias locais, próprias de cada país, região ou cidade.

Por exemplo, uma unidade no Vale do Silício tem características totalmente divergentes de uma unidade na Argentina.

Essas estratégias não deixam de fazer parte das estratégias corporativas e organizacionais, porém são de âmbito local e não mundial.

Em alguns casos elas são aprovadas local ou globalmente. Mas em sua maioria são submetidas ao Conselho de Administração local ou regional.

São várias abordagens e o assunto é longo para discutirmos em apenas 1 talk.

Mas essa introdução é necessária para falarmos do tema de hoje.

As vezes nos deparamos com um trabalho muito bem feito no projeto, nos empenhamos e muito no projeto e, um determinado dia, nosso projeto é cancelado, paralisado ou substituído por outro.

Ficamos procurando algo que poderia ter sido feito de melhor para o projeto, ou talvez algo que possa nos ajudar a reverter a decisão já informada pela alta direção.

Muitos já trabalham com esse enfoque, mas pessoas, que estão iniciando ou não trabalham em empresas estruturadas em projetos, com portfólios definidos e nem com gerenciamento organizacional, essa abordagem é necessária. Nem sempre o projeto melhor controlado do ponto de vista do gerenciamento de projetos é o melhor projeto do portfólio, ou sequer deva permanecer nele.

O motivo:

Um projeto, ligado a uma estrutura organizacional, tem um retorno esperado ligado a organização e vai além dos limites do próprio projeto. Seja para a empresa, unidade, grupo ou conglomerado. E esse retorno e comparado a uma gama muito extensa de resultados e projetos.

E o seu projeto, algo que você pensa ser o centro do mundo, é mais um número no grande portfólio de uma grande organização.

A nossa abordagem, aqui no Talk, é sempre embasada em uma visão holística (uma visão do todo) e com foco no individuo, então vamos aprender a olhar nosso projeto como uma pequena parcela da organização. Digo pequena não em magnitude, mas em quantidade de itens e processos existente na organização.

Lembre-se, o projeto onde você está alocado, sendo individual, parte de um programa, parte de um portfólio ou atendendo uma estratégia da matriz internacional, sempre será um objeto de escolha de um conselho.

Esse conselho pode ser uma alta cúpula de uma grande organização ou membros de uma empresa familiar. Pode ser ainda um casal que contratou a sua empresa para construir uma nova casa onde será a nova residência da família.

Quando falamos de uma nova residência, por exemplo, a casa é a parte de um todo que família espera. A residência não é composta só do imóvel. Os móveis, a decoração, os filhos, o ambiente, a mudança, e até o sentimento de sair de um lugar para outro. Notou a diferença? Você é mais um e talvez não tão importante quanto imagine.

Talvez o casal decida ter mais um filho ou ainda fazer uma viagem e deixar para terminar esse projeto em alguns anos. Pois o conceito residência vai além do objeto CASA.

Não importa, na abordagem desse Talk, quem é o conselho nesse momento, mas a compreensão que o seu projeto é uma pequena parte de um todo: a organização, seja do cliente seja a sua própria organização.

A reflexão para hoje é:

“Você pode estar no motor do veículo da sua empresa, mas a sua empresa pode não ser um carro, ela pode ser uma montadora mundial, ai você deixa de ser o impulsionador e passa a ser mais uma peça, importante é claro, mas não deixa de ser só mais uma peça.”

É isso pessoal, então vamos para a nossa famosa frase dos auditivos e visuais:

Os ouvidos são as portas, o som é a chave, mas só você pode virá-la, é só ouvir e escutar com atenção.

Quanto aos olhos, eles são a primeira digestão do conhecimento, assim como a primeira mordida, são os olhos que sentem o sabor de tudo o que é aprendido.

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TalktoPM – 004 – CONFIANÇA, falar a verdade no projeto vale a pena

*25/06/2018 – Tema: Confiança, falar a verdade no projeto vale a pena.*

Bom dia amigos do #TalktoPM.

Falando com o PM – Project Manager.

Eu confio que hoje teremos um assunto que pode agregar muito para a vida dos PMs em projetos complexos.

É cada vez mais presente na vida das equipes de projetos, nas empresas, na família e claro, na política:

O tema é A FALTA DE CONFIANÇA.

Vivemos uma onda de falta de confiança em tudo. Nas nossas casas, no nosso trabalho, na nossa vida, com nossos filhos e familiares.

Nunca houve na história desse país….brincadeira pessoal.

Mas a falta de confiança é sério.

Passamos por um processo tão grande e tão complexo, onde pessoas do nosso convívio, pessoas que admirávamos, nos decepcionaram.

Nesse momento, algo aconteceu em nosso interior.

Nós nos trancamos. Criamos sofisticados dispositivos de proteção. Sejam físicos como trancas nas portas ou alarmes nos carros. Sejam sensoriais, como ouvir música durante um trabalho para amenizar o clima e focar nossa atenção.

Acesso a comunicação nunca foi tão veloz e tão eficaz, mas não está sendo efetivo.

Eficaz é produzir um resultado esperado.

Efetivo é produzir um resultado real.

Temos muitas fantasias e as vezes mergulhamos nessas fantasias, sejam nas séries que assistimos, ou no ambiente em que vivemos, no trabalho que desempenhamos.

Olhamos para nós mesmos com um olhar tão distante e quando, somente quando, algo de inesperado acontece, nos deparamos o que realmente importa.

Por que isso acontece?

Porque por um breve lapso de tempo, deixamos a mentira e a fantasia de lado e passamos a viver a realidade. Falamos a verdade, não só para os outros, mas para nós mesmos.

Não vamos conseguir cumprir o prazo, não vou conseguir entregar, não estou feliz com essa situação, não quero isso para a minha vida.

Aqui começa um efeito, na psicologia ou terapia podemos chamar de: CURADOR.

Você, PM, começa a encarar os seus desafios com mais CONFIANÇA. Você sabe o que realmente consegue ou não consegue fazer.

Assuma: EU NÃO CONSIGO. EU CONSIGO SÓ ATÉ AQUI. EU CONCLUI UMA PARTE. EU FIZ ATÉ ONDE CONSEGUI. EU DEI O MEU MELHOR, MAS CHEGUEI SÓ ATÉ AQUI.

Você não só despertou do mundo da fantasia, como também criou um novo mundo de possibilidades.

Você saberá o que fazer de agora em diante, pois assumiu, com confiança, o que realmente fez.

Não se preocupe se você não está pronto para isso, mas só de pensar sobre isso, de ler ou ouvir este Talk, algo de bom começa a brotar a partir de você.

Então comece afirmando:

CONFIE E FALE A VERDADE, ela realmente te libertará.

Ao criar o laço de confiança com você, ao acordar de manhã, diga a você mesmo, eu confio em mim mesmo e sou capaz de vencer sim, mas um passo a cada dia.

Ao chegar ao seu trabalho, projeto ou família, diga isso para eles também:

EU CONFIO EM VOCÊS, EU ACREDITO NO TRABALHO DE VOCÊS, OBRIGADO POR FAZEREM PARTE DA MINHA VIDA, FAMÍLIA, EQUIPE OU PROJETO.

Com toda confiança, valeu amigos PMs.

Quem fala deixa sair a grandeza da sua essência, que lê descobre pelos olhos a alegria da alma. Escolha qual método você prefere e abasteça seu ser.

Acesse o nosso site www.pmproject.com.br/kownledge/talktopm.

Aquele abraço e obrigado por participar de mais um #TalktoPM.

TalktoPM – 003 – Entregas ou recompensas – Como unir uma equipe

*22/06/2018 – Tema: Entregas ou recompensas – Como unir uma equipe.*

Bom dia amigos do #TalktoPM.

Falando com o PM – Project Manager.

O Talk to PM de hoje vem com um tema muito direcionado aos PMs.

São as entregas.

As entregas fazem parte de um dos processos mais importantes do projeto.

As entregas estão associadas a entregar valor para o negócio, entregar parte de um produto ou sistema ou ainda cumprir uma determinada solicitação, ou seja, entregar algo.

Olhando sempre em nossa abordagem holística, quando se entrega algo, se entrega algo a alguém.

Um receptor da entrega. Um destinatário.

Tomando por base uma encomenda que adquirimos pela internet, algo do nosso interesse, algo que realmente faça contar os dias para a chegada da encomenda.

E quão grande é a surpresa quando se chega em casa, ele está lá, com um brilho, todo cheio de adornos, e para a nossa felicidade é algo que esperávamos e veio exatamente como pedimos.

Como em nosso dia-a-dia a rotina nos consumiu, as vezes não damos mais importância a esse evento e sequer ficamos felizes com a sua chegada.

Essa apatia contagiou tanto nosso jeito de trabalhar e viver que levamos ela conosco em qualquer lugar e, principalmente nos nossos projetos.

Não comemoramos mais as entregas. Não festejamos com nossas equipes o cumprimentos dos marcos ou etapas cumpridas a contento.

Ao invés disso, um respirar aliviado e uma frase do tipo:

“Ainda bem que terminou.”

Vamos novamente, amigos PMs, olhar para o contexto. Quem está recebendo a nossa entrega, o destinatário, não é uma máquina, não é um equipamento, nem um prédio.

Como sabemos disso? Pois quem espera é o ser humano, ele tem ESPERANÇA. Coisas físicas não tem Esperança. Elas apenas existem.

Agora por outro lado, o operador da máquina que espera um upgrade para ela funcionasse melhor, ou a equipe de construção que espera finalizar um fase para logo iniciar a próxima, ou mesmo uma mãe que espera um filho, todos eles tem sentimentos. ESPERANÇA.

E esse sentimento, quando tudo sai conforme o esperado merece, com certeza uma recompensa.

Essa recompensa para a equipe, com certeza, não tem nada a ver com bônus.

Mas o grande trunfo da recompensa, o grande foco do PM é dizer:

-Muito obrigado, vocês arrasaram.

-Muito obrigado, vocês entregaram.

-Muito obrigado, vocês são demais.

-Muito obrigado, vocês venceram um dos nossos obstáculos.

Assim o projeto cresce com ânimo, com alegre e ESPERANÇA. Pois quem espera, sempre entrega.

Valeu amigos PMs.

Quem tem ouvidos para ouvir, ouça, quem prefere ler, essas palavras são para você.

Acesse o nosso site www.pmproject.com.br/kownledge/talktopm.

Aquele abraço e obrigado por participar de mais um #TalktoPM.

TalktoPM – 002 – Lições Aprendidas – Comunicação e impactos da vida pessoal

​Bom dia amigos do #TalktoPM.

TalktoPM – 001 – CONHECIMENTO – Falar de projetos é a primeira lição

20/06/2018 – Tema: Falar de projetos é a primeira lição.

Bom dia amigos do #TalktoPM.

Falando com o PM – Project Manager.

Sejam bem vindos a essa iniciativa de contribuir com o conhecimento na área de Gestão como um todo.

Apesar #TalktoPM, vamos abordar diversos temas, todos eles com um pezinho em projetos é claro, mas temas que talvez você nunca imaginasse ter impacto em um projeto.

Algo como a perda de um filho do PM, ou uma fusão de uma empresa, uma mudança no cenário político, ou ainda um guru que lança um livro sobre felicidade.

Sempre quando vamos falar sobre projetos, temos uma abordagem bem séria, criamos métodos complexos e ainda ficamos um pouco presos aos padrões existentes.

E não é por acaso né amigos PMs.

Aqui não deixaremos os padrões de lado, mas vamos olhá-los com uma ótica diferente.

Trocar experiências de Projetos que os livros e padrões não contam.

Alguém já jogou água benta na obra de montagem industrial?

Já colocaram imagem de Iemanjá em obras Onshore e Offshore?

Alguém já teve o caminho retido em reserva indígena teve que negociar seu gerador de energia para sair da tribo?

Alguém já teve seu acampamento inundado por cheia do rio em obra de aeroportos?

Já perderam seu projeto de 1 mês ao salvar um arquivo e danifica-lo sem reparos?

E o cliente já mudou o escopo depois do projeto 100% concluído?

Ficaríamos horas escrevendo ou falando de coisas do tipo.

Mas a abordagem aqui é outra.

Não o que aconteceu com o seu projeto. Mas o que aconteceu com você PM e com a sua equipe.

Como esses processos sejam eles incomuns ou não, afetaram o seu comportamento.

Como outras pessoas receberam os impactos desses transtornos ou benefícios, depende da ótica que o encaramos.

E talvez algo que você nunca tinha olhado, como a sua família foi impactada nesse projeto.

Família???? O que a família tem a ver com o projeto?

Ela é uma das partes mais interessadas no projeto, pois o PM é membro da sua equipe também!!!

Uma abordagem holística com avaliação do ambiente do projeto e não só do PM. E mais essa visão extrapola os limites do projeto e também os limites da organização, do cliente, da sociedade.

Vamos mais a fundo. O que impacta realmente um projeto? Vamos olhar o comportamento, as nossas origens, as nossas pretensões, as tensões do ambiente corporativo, e tudo mais que possa afetar o projeto de forma significativa.

Vamos lá então:

Vamos começar com uma prática diferente dando uma especial atenção as práticas rotineiras do nosso dia-a-dia.

Normalmente são consideradas práticas para atingir um objetivo através de um meio, todas as vezes que você só sobe ou desce uma escada, geralmente você não presta atenção nos degraus. Isso é normal mas já faz parte da sua rotina subir e descer escadas.

Isso também acontece no projeto, a sua falta de atenção aos objetivos do projeto é decorrente do olhar rotineiro aplicado ao projeto. Tarefas críticas tomam muito mais a sua atenção do que tarefas rotineiras. É aí que nascem os erros.

Vamos começar com uma técnica muito simples, vamos abandonar a nossa visão do projeto, deixar de lado o ego (vamos estudar os impactos do ego na visão da Psicologia e como ele prejudica e entorpece a visão), e vamos iniciar um estudo de quem realmente é a pessoa do PM.

Não é nosso objetivo adentrar em escopo ou área da psicologia, mas usar exemplos e experiências vividas por PMs e os impactos que elas tiveram nos projetos em diversos olhares. Impactos na carreira, na organização, em cada departamento, no cliente, no fornecedor, e também no PM como pessoa, na família, nos amigos e em todo o contexto de vida pessoal e profissional.

Desta abordagem, podem derivar artigos, documentos, posts, E tópicos futuros para o nosso #TalktoPM.

Vamos olhar as pessoas dos projetos antes de olhar os processos. Aqui começa nossa jornada.

Essa é uma breve introdução, amanhã teremos mais pessoal.

Vamos publicar em texto (para os Visuais de plantão) e o nosso áudio (para os Auditivos). Aos Sinestésicos cabem se adaptar.

Aquele abraço e obrigado por participar de mais um #TalktoPM